Você conhece bem os seus clientes? Sabe do que eles precisam, como se comportam? OK, esse entendimento já é um excelente começo, mas agora vamos a uma outra pergunta: como anda o seu cadastro de clientes? Se a sua resposta for “ele não existe” ou “está desatualizado”, é hora de dar uma atenção especial a essa questão e focar no excelente retorno que um cadastro bem estruturado pode lhe oferecer.
Por mais que você entenda sobre seus clientes, a falta de uma base de dados pode fazer com que informações relevantes se percam ao longo do tempo. Para estruturar um contato mais próximo e pessoal com o seu público-alvo e aprimorar o seu backoffice, esse banco é de extrema importância. E muitas vezes, notamos que os cadastros não são muito valorizados dentro das empresas, e os gestores só acabam reconhecendo o seu valor quando acontece algum erro sério.
Queremos evitar essas surpresas desagradáveis. Então, aqui, você ficará sabendo um pouco mais como ter um cadastro eficiente na empresa.
Colocando essa atitude em prática
Antes de mais nada, é importante criar um processo para que o cadastro seja atualizado constantemente, pois as informações mudam o tempo todo: contatos e colaboradores que saem da empresa, mudança de endereço, mudança de natureza tributária e de nome social, entre outras.
O ideal é que o gestor determine um processo automático para isso, por exemplo: o vendedor, ao contatar o cliente, confere os dados e imediatamente vai corrigindo as mudanças no cadastro. Também é importante capacitar esses vendedores no preenchimento dos dados, pois uma natureza da empresa digitada incorretamente no momento da emissão de um pedido causará impacto em todas as etapas, da venda até o faturamento.
A importância da padronização no cadastro de produtos
Outro problema muito comum é a duplicação de informações nos cadastros. E isso se dá, muitas vezes, por falta de padronização. Um colaborador digita o nome do produto com letra maiúscula e outro digita o mesmo produto com letra minúscula, por exemplo. Pode parecer bobagem, mas a confusão que esse problema pode gerar é imensa. Imagine um estoque com 5 mil produtos para ter ideia do aborrecimento e da perda de tempo que se tem em uma empresa com um cadastro mal pensado.
Para evitar esse tipo de dor de cabeça, o correto é ter o mínimo de pessoas com autorização para mexer nos cadastros de produtos e profissionais devidamente capacitados para isso. Só que, ao contrário do ideal, frequentemente os cadastros são realizados por colaboradores sem muita experiência, como estagiários e assistentes. É importante mudar essa mentalidade e designar pessoas mais experientes para essas atualizações.
Cadastro ineficiente é problema na certa
Entrega da mercadoria no endereço errado e recusa de nota fiscal pelo fisco por conta de nome social desatualizado são só alguns dos aborrecimentos causados por cadastros obsoletos.
E, se o assunto são os cadastros tributários, as alíquotas, a natureza da operação e dezenas de outras informações precisam ser cadastradas no sistema com muita atenção, pois uma alíquota errada digitada no campo pode mudar o valor de uma nota fiscal e impactar no cálculo dos impostos, causando um grande problema para a empresa, como multas e outras penalidades.
Nesse caso é vital ter pessoas com muito conhecimento e o respaldo de um bom contador validando essas informações.
Cuide dos seus cadastros – e dos seus clientes
Parece óbvio, mas vale a pena repetir: um cliente satisfeito está sempre disposto a repetir sua experiência. E, assim, irá construir uma relação especial com sua empresa.
Outra função importante do cadastro é ajudá-lo a contornar as reclamações. Antes de responder a uma crítica, que tal verificar qual o histórico do seu cliente, se isso é uma reincidência ou se apenas se trata de uma questão pontual? Conhecer esse contexto é extremamente benéfico, inclusive para lidar com pagamentos em atraso, receber feedbacks gerais e investir em prospects e clientes recém-conquistados.
Com esses registros em mãos, procure manter uma comunicação periódica com essas pessoas, informando-as sobre novidades, campanhas e promoções. E, claro, se um email voltar ou se um telefone não retornar mais, elenque tudo aquilo que precisa ser atualizado. Como dissemos, crie um processo para efetuar esses contatos e uma rotina para mantê-los sempre em dia.
Por fim, garanta a sinergia e o comprometimento de suas equipes no que diz respeito ao cadastros. Cuide para que sejam realizados e atualizados de forma periódica e extremamente atenta.
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