Imagine que uma empresa tem uma série de tarefas a realizar e uma infinidade de dados para organizar: pedidos de compra e venda, contas a pagar e a receber, controles de estoque, emissão de notas fiscais e processos de fechamento contábil, entre outras inúmeras atividades.
Vários softwares específicos poderiam ser utilizados para cada tarefa, mas isso tornaria a gestão mais suscetível a erros, já que não haveria uma integração das atividades e das informações. Com a centralização em um sistema único, por outro lado, os erros se tornam exceções; e o controle e a análise das informações ficam muito mais precisos e abrangentes para os gestores. E é justamente isso que um software ERP faz.
Portanto, o ERP (Enterprise Resource Planning, ou, numa tradução livre, Planejamento de Recursos Empresariais) é um software desenvolvido para o planejamento dos recursos de uma companhia. Trata-se de um sistema de informática criado para cuidar de todas as operações diárias da empresa, como compras, fluxo de caixa, faturamento, impostos, gerenciamento de estoque, entre outras. Ou seja, todo o trabalho administrativo e operacional feito numa empresa pode e deve contar com o apoio de um bom software ERP.
Seu uso facilita o acesso às informações estratégicas; torna as equipes mais eficientes por meio de uma significativa redução de erros de operação; e elimina os riscos de fraudes e desvios de recursos.
O software ERP é, portanto, uma ferramenta capaz de controlar todos processos de uma empresa, integrar diferentes áreas e garantir que o fluxo das informações corporativas traga os melhores resultados.
Como funciona um software ERP?
Um software ERP normalmente é organizado por módulos voltados às necessidades de uma companhia. Cada um deles é responsável pela gestão de atividades e dados de um departamento: financeiro, faturamento, compras, estoque, produção, gerenciamento de projetos etc.
A unificação de dados proporcionada pelo sistema permite que os departamentos trabalhem em harmonia, evitando erros nas informações, falhas da produção e, claro, impactos na lucratividade. Evita, inclusive, impasses com clientes e fornecedores.
Em geral, um software ERP tem três camadas: a de apresentação, a de processamento lógico e a de armazenamento.
- Camada de apresentação: essa é a camada do software com a qual as pessoas que o utilizam interagem. A partir dela o sistema é alimentado com informações relevantes e necessárias para a condução do negócio, levando os dados à próxima camada, a de processamento.
- Camada de processamento: aqui está a camada mais técnica, onde os dados são armazenados no banco de dados e, graças à integração entre os módulos, permitem o acesso imediato dos gestores de quaisquer áreas às informações. Essa camada é o coração do sistema, onde todo o processamento dos dados é feito, dando ao gestor ferramentas para tomadas de decisão mais ágeis e assertivas.
- Camada de armazenamento: toda vez que uma informação é inserida no sistema, ela precisa ser alojada e estar acessível para que, sempre que a camada de processamento precise dos dados, eles estejam disponíveis. Isso é função da camada de armazenamento, que dispõe um banco de dados para guardar e entregar os dados sempre que necessário.
Vantagens de se utilizar um software ERP
Como já mencionado, o software ERP garante uma gestão integrada e especializada. Além disso, vale ressaltar que o sistema permite o controle de prazos, entregas com qualidade e aumenta a eficiência dos processos. Contar com um ERP ajuda a empresa a crescer de forma sustentável.
Veja algumas vantagens de se utilizar um software ERP:
- Otimização de processos: com a automatização das atividades, os processos são executados muito mais rapidamente e sem dificuldades. Isso aumenta a produtividade da empresa e introduz melhores práticas no negócio;
- Segurança e assertividade: com a concentração das informações em um único lugar, a gestão se tornará muito mais especializada e confiável;
- Fonte única de dados: quando é necessário acessar alguma informação ou dado a respeito de qualquer setor, a fonte será sempre a mesma e isso garante sua fidelidade;
- Entrada única de dados: da mesma maneira, quando uma informação é inserida no sistema, garante-se que não haverá duplicidade de entradas. Assim, há um controle único de tudo que é informado;
- Economia de tempo: uma vez que a entrada de dados é única, não há perda de tempo com a inserção das mesmas informações diversas vezes. A equipe ganha tempo e pode trabalhar em outras frentes com muito mais eficiência;
- Padronização dos indicadores de desempenho: com essa unificação dos dados e informações, métricas únicas são utilizadas na hora de se avaliar o desempenho dos processos dos diferentes departamentos;
- Diminuição dos erros: essa unificação diminui também a ocorrência dos erros, principalmente pela centralização dos dados e automatização dos processos. No caso eventuais falhas, estas são muito mais rapidamente percebidas, pois todos têm acessos às informações em um mesmo lugar;
- Mais transparência: com as informações disponíveis e acessíveis a todos, processos e dados são claros e estão sempre pronto a consultas, tornando a gestão muito mais transparente e eficiente;
- Tomada de decisão mais ágil: uma visão integrada da empresa, com informações confiáveis e rapidamente acessíveis, permite tomadas de decisão mais rápidas e seguras.
- Prazos sob controle: com o suporte oferecido pelas informações unificadas, reduz-se o tempo de processamento de pedidos, garantido entregas conforme o combinado com o cliente, sem atrasos ou imprevistos.
- Controle tributário: um software de gestão torna muito mais simples o cumprimento das obrigações tributárias com o governo, reduzindo o risco de multas ou penalidades por erros e/ou inconsistência nas informações;
- Eficiência e produtividade: um ERP permite que a equipe de trabalhadores de cada departamento tenha mais tempo para atuar em ações estratégicas e no crescimento dos negócios.
Privilegie o que interessa e colha bons frutos
Concluindo, de nada adianta recorrer a recursos tecnológicos para se conquistar produtividade e lucro sem um fornecedor confiável. Por isso, esse parceiro deve oferecer estrutura e qualidade no suporte técnico aos usuários, aliados a experiência dentro do mercado. Assim, você também ganhará em custo-benefício ao longo do tempo.
Outro fator importante é a solidez do fornecedor, já que softwares estão sempre em processo de melhoria, e você não vai querer pagar por um produto ou serviço que logo estarão ultrapassados. Dessa forma, busque um parceiro que garanta a atualização contínua e o crescimento do sistema adquirido, o que lhe dará a garantia de poder utilizá-lo por mais tempo e de obter o melhor retorno do capital nele investido.
Feito isso, basta aproveitar todas as funcionalidades de uma tecnologia ágil e eficiente, que trabalha não apenas a favor da sua empresa, mas também do seu cliente. Afinal, ela opera de forma a privilegiar a redução de custos, alocação inteligente de recursos, racionalização de processos, produtividade e redução de tempo.
Transforme a rotina da sua gestão com um ERP ideal para sua empresa. Afinal, neste universo ditado pelo ritmo digital, reinventar-se é tarefa diária e obrigatória.
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