O surgimento da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), cerca de 12 anos atrás, trouxe benefícios para o empresário e principalmente para o Fisco. O documento passou a ser emitido e armazenado eletronicamente, garantindo que se pudesse arquivar todas as informações sobre a circulação de mercadorias e serviços com mais facilidade, contribuir com o gerenciamento dos lucros e tarifas e reduzir o gasto com papel e impressões.
A cada um ou dois anos, essa ferramenta passa por atualizações. Ainda este ano, a NF-e adotará o layout 4.0, recebendo modificações significativas, que incluem novas validações e novos campos incluídos. Vale a pena ficar preparado para essas modificações e entender o que muda na sua rotina fiscal. Aproveite também este momento para avaliar como você tem administrado o fluxo e o armazenamento de suas notas fiscais.
As mudanças
Observar atentamente as modificações na NF-e significa evitar erros de preenchimento, que geram a rejeição da nota. Confira as novas validações que estarão em vigor com a versão 4.0:
Alterações e inclusões
- Campo indicador de presença, incluída a opção 5 (operação presencial, fora do estabelecimento, para casos de venda ambulante);
- Inclusão da opção 2 no campo ref NF (id:B07) = Nota Fiscal modelo 02;
- Novos campos relativos ao FCP para operações internas ou interestaduais com ST;
- Criação do grupo “Rastreabilidade de produto”, para informar o número do lote e data de fabricação de determinados produtos;
- Inclusão de campo no Grupo Total da NF-e, para informar o valor total do IPI no caso de devolução de mercadoria por estabelecimento não contribuinte desse imposto;
- Inclusão do valor total do IPI devolvido e do valor do Fundo de Combate à Pobreza ST no valor total da NF-e;
- Alterado Grupo X-Informações do Transporte da NF-e com a criação de novas modalidades de frete;
- Mudança do nome “Formas de Pagamento” para “Informações de Pagamento”.
Validações
– Do percentual informado para o FCP e do somatório dos campos FCP, FCP-ST, IPI devolvido;
- Para vedar o preenchimento de campos relativos a transporte em caso de operação interestadual;
– Do preenchimento do Grupo “Informações de Pagamento” para NFC-e e NF-e (a critério de cada UF);
– Para verificar o preenchimento dos campos sobre volume e peso da mercadoria, quando informada a contratação do frete no campo “Modalidade de Frete”.
Fique de olho nos prazos para a mudança
Ambiente de Homologação: 01/06/2017
Ambiente de Produção: 01/08/17
Desativação da versão anterior: 02/04/18
E não se esqueça: dê valor à nota fiscal
Uma nota fiscal serve pra sabermos quanto de impostos estamos pagando. Assim, são fontes de informações fundamentais para tomadas de decisões da gestão. Para torná-la sempre mais eficiente, evite erros, tendo algumas dicas em mente:
- Sempre armazene suas notas
Esta é uma obrigação fiscal, portanto guarde tanto as notas emitidas quanto as recebidas por um período mínimo de cinco anos, além do ano corrente. Como mencionamos, com a nota eletrônica, esse processo ficou bem mais simples.
- Arquive-as de forma organizada
Evite ser multado: crie um arquivo organizado e de fácil acesso às suas NF-e para consultas. Evite armazená-las no seu computador, já que, qualquer problema técnico, pode levar seu trabalho a perder. Busque programas e serviços especializados em Gestão de NFes que as armazenam na nuvem e permitem buscar e filtrar as notas – mesmo as mais antigas – com facilidade.
- Garanta a captação de todas as notas emitidas
Alguns serviços de gestão de NFes monitoram e captam as notas direto das Secretarias da Fazenda, imediatamente após a sua emissão. Isso garante que qualquer documento emitido para sua empresa seja recebido – e já conferido -, evitando que problemas com caixas de e-mail impeçam o seu acesso às notas enviadas por seus fornecedores.
- Verifique a veracidade do documento
Cheque a Assinatura Digital – carimbada no momento da emissão e que garante a identidade do emissor da nota – e o Protocolo de Autorização, que atesta que a emissão da nota foi autorizada junto à Secretaria da Fazenda.
- Absorva toda a informação das notas
As notas fiscais eletrônicas são muito mais do que uma formalidade, são fonte de informação – diferentemente do DANFe, versão simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, que não a substitui. Use esses dados a favor do seu dia a dia.
Fontes: NFedoBrasil / Blog Arquivei / Nibo
