Burocracia. Uma velha conhecida do nosso dia a dia e presente em diversas tarefas que realizamos. O que não costumamos reconhecer é que esse termo, cheio de conotações negativas, pode até ser um aliado dos processos empresariais.
É verdade que burocratizar é sinônimo de complicar, mas também tem a ver com o detalhamento e a criação de processos administrativos mais precisos, que reduzam falhas ou evitem perda de informações.Sem excessos, portanto, a burocracia irá ajudá-lo a garantir a sistematização de muitas demandas do seu negócio. Quer ver?
Burocracia: use com moderação
Processos burocráticos são, desde sempre, fundamentais para o funcionamento das organizações. O alerta vermelho deve soar quando sua presença se tornar um peso e tomar um espaço muito grande na rotina da empresa.
Revisar, de tempos em tempos, os processos da organização é uma maneira de verificar se já caíram na rotina das pessoas e se ainda se mantêm adequados. Muitas vezes eles já se encontram ultrapassados, tomam um tempo desnecessário e só seguem ali, da mesma forma, porque nunca ninguém resolveu mudá-los. Ou, ao contrário, continuam caminhando bem.
Não deixe que sua empresa caia na rotina: proponha mudanças para melhor e elimine o que já não funciona bem.
A tecnologia está a seu favor
Automatizar, digitalizar, cortar os excessos. Detalhes que facilitam a vida das pessoas e, consequentemente, criam um dia a dia mais produtivo. Mais do que isso, liberam os funcionários para pensar no que realmente importa e focar em atitudes estratégicas, não nos detalhes… burocráticos!
Ao investigar os processos que precisam ser melhorados, você já pode aproveitar para automatizá-los. Outra dica é digitalizar tudo o que não precisar mais existir em forma de papel. Isso significa abrir espaço – físico mesmo – dentro da empresa, que pode ser usado para abrigar gente nova, coisas novas. Além disso, a digitalização de documentos facilita sua busca, garante maior segurança para suas informações e evita que conteúdos muito importantes se percam em uma mudança ou na própria rotina de sua equipe. Até mesmo assinaturas, hoje em dia, podem ser eletrônicas. Aproveite essa facilidade.
Tempo perdido nunca mais!
Se aquela reunião poderia ter sido resolvida com um simples e-mail é porque não precisava ter acontecido. E, além disso, desgasta os envolvidos e consome um tempo que poderia ter sido mais bem utilizado.
Repense a duração – e a necessidade – das reuniões e, mais uma vez, aproveite o melhor da tecnologia para promover a interação entre as pessoas sem que precisem dedicar um momento exclusivo para se reunir.
Equipe satisfeita é também mais assertiva
Você tem reparado se a sua equipe anda feliz? Se o espaço que ela possui – tanto físico quanto para ideias e propostas – é satisfatório? Se sente que existe autonomia para exercer suas funções? Lembre-se de que a centralização também é uma forma de burocratizar excessivamente os processos.
E como anda o organograma da sua organização? Dar a tarefa certa para a pessoa mais capacitada para assumi-la é uma forma de incentivo e motivação.
Funcionário motivado e satisfeito, em um espaço confortável e adequado às suas necessidades, será mais produtivo e assertivo. Procure delegar mais, sempre que possível, e ganhe tempo para novas atividades e para liderar melhor.
Sua empresa possui uma cultura. Estimule-a
Acima de tudo, mostre que a burocracia deve ser usada na medida certa dentro da sua empresa. É fácil reconhecer um ambiente exageradamente burocrático. E os seus funcionários sentirão a burocracia no ar, caso ela persista. Mostre que a sua cultura vai contra essa maré de lentidão e processos atravancados e promova a praticidade e a agilidade.
