Como ajudar os colaboradores a desenvolver equilíbrio pessoal e profissional no home office?

O chamado novo normal, gerado pela pandemia da Covid-19, trouxe para o agora perspectivas que, imaginávamos, aconteceriam apenas no futuro, como o trabalho em home office. Nossa casa deixou de ser apenas o lugar de se estar com a família e descansar e tornou-se espaço de todas as coisas. Muito disso devido às facilidades tecnológicas.

Ainda que o formato de trabalho remoto não seja novo, haja vista a onda de nômades digitais que aconteceu há poucos anos, o crescimento dessa modalidade de trabalho chegou a alcançar 90% das empresas em 2020, segundo pesquisa da FIA Employee Experience (FEEx), realizada no segundo semestre de 2020 com 213 empresas no Brasil. Antes disso, as modalidades de trabalho online correspondiam a 43%. 

Com as medidas de isolamento, a sobrevivência dos negócios passou a depender dos sistemas remotos. Entretanto, esse é um formato que conquistou muitos gestores e também colaboradores, antes receosos. A maioria deles avaliou como ótima ou boa essa experiência. Mas nem tudo são flores.

Desafios do home office

Familiares te solicitando a todo momento, pets fazendo barulho, interfone tocando, cadeiras desconfortáveis, internet oscilante, maior dificuldade para troca de informações entre colegas, solidão. Para cada casa e pessoa, um tipo de desafio – ou mais de um. Entre os mais comuns, temos:

• Interrupções no trabalho;
• Barulhos domésticos;
• Falta de estrutura (incluindo internet);
• Dificuldade em organizar horários;
• Solidão e desânimo;
• Burnout;
• Mal-entendidos com a equipe.

Soluções para o home office: mantendo o equilíbrio

Distância  das distrações – TV, celular, filhos ou pais, é importante ter um espaço destinado ao trabalho, em que você possa fechar a porta e ficar só, afastado das distrações. Deixe claro para todos da casa o porquê de seu isolamento ser necessário (você precisa de concentração e realizará reuniões online) e crie meios para sinalizar quando não estiver disponível para interações (como um marcador na porta).

Ambiente de trabalho organizado – A falta de organização, o incômodo com a cadeira ou qualquer outra coisa no ambiente podem dificultar muito a sua concentração. Portanto, busque deixar o espaço confortável e organizado. Procure também decorar esse espaço com cores tranquilas, uma boa iluminação (incluindo a natural), móveis ergonômicos e, se possível, com vista para ambientes relaxantes e naturais (pode, inclusive, ser apenas um vaso). Fotos da família e souvenirs, como é comum em ambientes de trabalho externo, também são bem-vindos.

Planejamento e organização – Se a empresa não te fornece as atividades diárias, organize sua agenda com um checklist das tarefas do dia. Vá riscando e eliminando da lista tudo o que for cumprido e, se faltar alguma coisa, já coloque na lista do dia seguinte. Há programas online que facilitam essa estrutura.

Roupa adequada – Por mais tentador que seja ficar de pijama o dia todo, trocar de roupa pode te ajudar a mudar de humor e se sentir mais disposto. Sem contar que nunca se sabe quando será a próxima videochamada. Assim, além de colocar uma roupa adequada para o trabalho, isso vai fazer com que você sinta-se bem consigo mesmo. Não precisa abrir mão de um pouco mais de conforto, mas pijama, não!  

Estabeleça uma jornada de trabalho – A partir do que foi acordado com a empresa, tenha horários, como em um expediente presencial. Reserve momentos para, de fato, aproveitar sua casa, família, animais e para  seu lazer e descanso, como ver um filme, série, ler um livro ou praticar exercícios. Comunique a quem for necessário sobre sua organização de agenda de trabalho.

Faça pausas – Ao longo do dia, é importante, assim como dentro das empresas, fazer uma pausa para beber água, ir ao banheiro, fazer um lanche, descontrair os músculos e fazer ginástica laboral – o que vai ajudar a prevenir lesões.

Comunique-se – Uma boa comunicação acontece quando duas ou mais pessoas dão conta de interagir dentro de uma conversa – e não apenas passar informações. Não fique apenas no contato via texto. Busque falar com a equipe por meio de vídeos, áudios e, quando possível, presencialmente. 

Saia no fim do dia – Depois que cumprir suas metas ou jornada de trabalho, tire um tempo para sair de casa. Em tempos de isolamento social, dê preferência a atividades com pessoas da casa e em locais abertos. É possível fazer exercícios ao ar livre, por exemplo. Além de fazer bem à saúde física, essa saída ajudará a manter seu equilíbrio emocional e renovar sua mente para o dia seguinte.    

Desafios do home office para as empresas

Parte das dificuldades enfrentadas pelos colaboradores também é encarada pelas empresas. No caso das organizações, para entender como trabalhar em home office é preciso, antes, saber que a atividade não se resume a permitir colaboradores em casa enviando conteúdos e documentos pela internet. 

Existem, porém, algumas soluções mais comuns que podem facilitar o trabalho em home  office, mantendo a qualidade de vida dos colaboradores:

1. Equipamentos disponíveis – O ideal é que o colaborador tenha o tipo de equipamento necessário para as tarefas ou, até mesmo, versões atualizadas. No ambiente doméstico, é necessário contar com estrutura de mesa, luz e acomodações adequadas.

2. Organização da gestão – As empresas devem priorizar um sistema de gestão integrado e se preparar para gerenciar equipes e processos de maneira remota, para não comprometer a organização.

3. Cultura organizacional – Estar longe da empresa pode dificultar o sentimento de pertencimento e relacionamento da equipe,  refletindo na qualidade do trabalho. Por isso, as empresas devem buscar meios online de interação, como workshops, encontros virtuais e ações que envolvam campanhas de comunicação integradas. 

4. Adaptação dos funcionários – Muitas pessoas podem se sentir desmotivadas por inúmeras razões: solidão, burnout, estresse em lidar com a mistura entre vida pessoal e profissional e incapacidade de lidar com mudanças, entre outras. Oferecer acolhimento a esses colaboradores, com atendimentos específicos e individualizados – por exemplo, em psicologia e/ou mindfulness – são boas alternativas para manter a saúde mental do  time.

Gestão: Dicas para quem tem colaboradores em casa

A gestão de equipes costuma ser uma dificuldade nos ambientes internos das empresas. Quando se trata de gerir equipes externas e trabalhar em home office, a questão se complica ainda mais. Pensar um método para a integração digital é essencial.

Considerando todas as vantagens em ter pessoas trabalhando remotamente, para tudo funcionar bem é importante investir em:

• Cultura Organizacional e Cultura da Qualidade – Colaboradores precisam conhecer a missão e os valores da empresa para haver uma unicidade de pensamento. Vale a pena investir no sentimento de equipe e para que se sintam inseridos no processo. É importante que conheçam a cultura empresarial;

• Integração com equipe e empresa – Realize atividades integrativas presenciais e online. Especialmente para quem está entrando na empresa, é interessante conhecer os espaços físicos, as pessoas da equipe, gerentes e RH (que poderá tirar dúvidas, fornecer códigos de conduta e outros documentos);

• Estrutura material – É fundamental que o ingressante receba todo o material necessário para desempenhar seu trabalho antes mesmo de iniciar suas atividades, seja na primeira integração, seja pelo correio (computador, papelaria e até mesmo o seu contrato, os informativos internos da empresa, entre outros);

• Apoio financeiro – Outra forma de garantir que o colaborador tenha condições de produzir de acordo com as demandas da empresa, é oferecendo as ferramentas para isso. Além de computador e o material básico para o desempenho da função, é valioso considerar uma ajuda financeira para ressarci-lo dos custos com internet e energia elétrica – dois itens essenciais para que o trabalho não seja interrompido;

• Reuniões em vídeo – Organize reuniões em vídeo para que as pessoas se vejam e sintam-se mais engajadas nas atividades da empresa. Podem ser reuniões de equipe, debate de ideias, feedbacks etc.;

• Treinamento – Promova atividade de treinamento remoto; 

• Ponto de apoio – Escolha alguém com experiência na empresa para ser o ponto de apoio do seu colaborador home office, principalmente se ele for novato;

• Comunicação interna – Invista em maneiras criativas e digitais para realizar a comunicação interna da empresa, para que ela possa alcançar o colaborador que está trabalhando de casa;

• Sistema integrado de gestão – Um ERP pode contribuir muito com a organização da empresa e gestão das equipes, especialmente se estiver acessível para ser utilizado pela internet.

ERP DEAK: Gerindo equipes em home office

A organização de equipes e de diversos outros processos dentro de uma empresa torna-se muito mais simples com uma ferramenta de gestão. No home office, isso não é diferente. 

O ERP DEAK possui diversas soluções em nuvem e pode ser acessado de qualquer lugar, pela internet, sem comprometer o trabalho da equipe. 

Mas essa é apenas uma das facilidades que o software oferece.

Para conhecer mais todos os benefícios do ERP DEAK no home office, converse com nossa equipe.