Os Estoques podem ser uma dor de cabeça ou uma alegria para os empreendedores, tudo depende da sua organização.
Para se administrar uma empresa, existe um ponto crucial que separa o “bom empreendedor” do “aventureiro”: a excelência na gestão do controle do fluxo de caixa. Ou seja, gerar caixa positivo no final do mês, ao invés de ficar no vermelho.
A receita é simples: obter o maior prazo de pagamento com seus fornecedores; receber o quanto antes do seu cliente, de preferência antecipado ou com um prazo menor com o qual você paga para o seu fornecedor; e principalmente empregar o menor capital possível em estoque (matéria prima + produto acabado) com um bom nível de serviço prestado ao seu cliente.
Para se obter um bom resultado com essa receita, é preciso conhecer algumas ferramentas que podem auxiliar o empreendedor a fechar a conta no positivo, principalmente quando se trata de gestão de estoque.
A meta é investir o estritamente necessário em estoque
Muito estoque pode fazer com que o seu dinheiro fique parado quando você poderia estar investindo em um banco. Já pouco estoque, pode acarretar em uma perda de venda – gerando menos receita -, além de abrir uma oportunidade de entrada no mercado para a sua concorrência. Para evitar isso, o seu administrador pode utilizar o conceito de curva ABC para gestão do estoque de produto acabado e de matéria prima.
A curva ABC é um método de classificação de informações para que se separem os itens de maior importância ou impacto, os quais são normalmente em menor número. (Carvalho, 2002, p. 226). Os itens são classificados como (Carvalho, 2002, p. 227):
• de Classe A: de maior importância, valor ou quantidade, correspondendo a 20% do total – podem ser itens do estoque com uma demanda de 65% num dado período;
• de Classe B: com importância, quantidade ou valor intermediário, correspondendo a 30% do total – podem ser itens do estoque com uma demanda de 25% num dado período;
• de Classe C: de menor importância, valor ou quantidade, correspondendo a 50% do total – podem ser itens do estoque com uma demanda de 10% num dado período.
Os números citados acima podem variar de negócio para negócio, portanto não é uma regra fixa e sim um parâmetro para nortear o seu trabalho.
Existem outros nomes para curva ABC como 80-20, uma das teorias econômicas escritas por Vilfredo Pareto que classifica o estoque em forma de Pareto, ou seja, de maior importância econômica para a menor, onde 80% do capital empregado em estoque está em 20% dos itens.
Essa conta matemática tende a ser mais precisa quando levamos a análise um pouco mais no detalhe. Além do fator econômico e sua correlação com a quantidade de itens, posso citar outros dois fatores que impactam diretamente na sua estratégia de investir o estritamente o necessário em estoque: Giro/Frequência de consumo desse item em estoque e a exposição ao risco, atrelado à concentração do faturamento do item em poucos clientes ou a dependência de fornecedores.
Para não gerarmos dúvida no entendimento do conceito, vou exemplificar um estudo de caso “Fictício” de análise da curva ABC, voltada à redução de estoque:
Imaginem que a empresa “TURCI” possui em seu estoque 30 itens que são utilizados para realizações de serviços.
Classificamos esses itens de acordo com a curva ABC utilizando 3 vetores:
Capital Empregado:
X = 0 a 70% do custo do capital investido
Y = 70% a 90% do custo capital investido
Z = 90% a 100 do custo do capital investido
Frequência de utilização:
P = Utilização em 12 meses
Q = Utilização de 6 a 11 meses
R = Utilização em até 5 meses
Exposição ao Risco:
1 = Um único fornecedor representa no máx. 25% da compra
2 = Um único fornecedor representa de 25% a 50% da compra
3 = Um único fornecedor representa 50% ou mais da compra
Uma vez que as variáveis consideradas são entendidas, é hora de coloca-las em forma de matriz e classifica-las de acordo com o CAPITAL EMPREGADO (XYZ), FREQUÊNCIA ANUAL (PQR) e RISCO (123).
Depois de concluída a matriz de correlação, devemos adequá-la à curva ABC e organizá-la em blocos, conforme tabela abaixo:
Somando os itens A e B, o volume de capital empregado de 83% do total ficam concentrados em apenas 10 peças. Ou seja, 33% do total de itens em estoque. Já no caso dos itens classificados como C, se expurgarmos da conta a peça (q) e (r) – itens com baixíssima frequência, 1 em 12 meses – temos um montante de 10% do capital empregado concentrado em 66% dos itens.
Para aprofundarmos a análise e definirmos a melhor estratégia com relação aos fornecedores e a formação de estoque, montaremos a Curva ABC por “Exposição ao Risco”:
Estratégia Sugerida:
Fornecedores: Itens C – Restringir para menos de 3 fornecedores e barganhar preço com aumento do lote de compra.
Itens A e B estudar estratégia de parceria e relacionamento a longo prazo com fornecedores. Restringir o número de fornecedores para no máximo 2 com garantia de volume mensal; estabelecer em contrato metas agressivas de nível de serviço de entrega por parte dos mesmos, além de dividir os possíveis ganhos na cadeia (cultura do ganha-ganha).
Estoque: Itens C – Trabalhar com um estoque de segurança mais elevado, negociando lotes maiores de compra no intuito de reduzir preço. Não correr risco com itens que impactam pouco o capital empregado e são de altíssima frequência como as peças (c), (n) e (c1). Calcular o trade-off entre capital empregado com aumento do estoque x ganho na redução de preço x risco de não atender o seu cliente por falta deste estoque.
Itens A e B – Reduzir o estoque de segurança para o mínimo possível, se eventualmente tiver sucesso com a estratégia de parceria com os fornecedores (no máximo 2) e os mesmos apresentarem resultados sustentáveis nas entregas acordadas. Neste caso você precisa ser a prioridade do fornecedor, aconteça o que acontecer.
Estratégia Sugerida:
Fornecedores: Itens C – Para itens com baixíssima probabilidade de uso, como no caso das peças (q) e (r) que tiveram uma saída em doze meses não desenvolver fornecedor. Já as 6 peças de altíssima frequência classificadas no quadrante ZP2 e ZQ2 a estratégia de barganhar preço com o aumento do lote de compra é uma boa alternativa.
Itens A e B sugiro manter a mesma estratégia de parceria e relacionamento a longo prazo com fornecedores citado anteriormente.
Estoque: Itens C – Os itens classificados como YR2, apesar de ter representatividade em capital empregado, não são aconselháveis investir em estoque devido a baixíssima frequência. Ou seja, somente comprar estes itens sob demanda. As peças do quadrante ZR2 (2 itens representam R$ 750) também podem comprados sob demanda devido a utilização menor que 5 meses em 12.
Investir em um estoque de segurança mais elevado seria uma boa estratégia para itens de alta frequência e baixo capital empregado como ZP2 e ZQ2. Negociar lotes maiores de compra no intuito de reduzir preço. É aconselhável não correr riscos com itens que impactam pouco o capital empregado e são de altíssima frequência.
Itens A e B – Reduzir o estoque de segurança para o mínimo possível, se eventualmente tiver sucesso com a estratégia de parceria com os fornecedores.
Estratégia Sugerida:
Fornecedores: Itens C – Para itens com baixíssima probabilidade de uso (YR3), como no caso da peça (s) que tiveram 3 saídas em doze meses não desenvolver fornecedor se constatar que foi um projeto spot e não uma demanda sazonal.
Já as 4 peças de altíssima frequência classificadas no quadrante ZP3 e ZQ3 a estratégia de barganhar preço com o aumento do lote de compra é uma boa alternativa.
Itens A e B a sugestão é diluir o risco e não concentrar em um único fornecedor 100% da sua compra mesmo adotando a estratégia de parceria e relacionamento a longo prazo com fornecedores citado anteriormente.
Estoque: Itens C – Os itens classificados como YR3, apesar de ter representatividade em capital empregado, não são aconselháveis investir em estoque devido a baixíssima frequência. Neste caso somente investiria em estoque se for uma demanda sazonal durante 3 meses ao ano, além de forma-lo próximo do evento.
A peça do quadrante ZR3 (1 item representa R$ 75) pode ser comprada sob demanda devido à baixa utilização.
Itens de alta frequência e baixo capital empregado como ZP3 e ZQ3 investir em um estoque de segurança mais elevado seria uma boa estratégia, pois correr riscos com itens que impactam pouco o capital empregado e são de altíssima frequência não é aconselhável. Em um caso como esse imagine perder uma venda e abrir espaço para a concorrência por não ter este produto em estoque? Além de poder negociar lotes maiores de compra no intuito de reduzir preço.
Itens A e B – Reduzir o estoque de segurança para o mínimo possível, se eventualmente aumentar o número de fornecedores para diluir o risco e tiver sucesso com a estratégia de parceria.
Além da Curva ABC proporcionar uma boa gestão de estoque, obter ganhos de redução do capital empregado e visibilidade para o gestor focar no que realmente é importante, a ferramenta ainda pode auxiliar em diferentes estratégias e trade-off que dependem estritamente do apetite do empreendedor a correr determinados risco.
Publicado em Endeavor por Daniel Turci
