Por Luciana Deak de Marco
A Gestão de Contratos é um dos fatores que determinam a performance financeira e operacional de uma empresa. Com uma boa administração de contratos, é possível minimizar riscos, analisar e identificar tendências ou problemas futuros.
Contratos influenciam diretamente no Planejamento Orçamentário, que deve estar alinhado ao Planejamento Estratégico. Isso porque o não cumprimento de uma obrigação contratual pode causar danos financeiros irremediáveis à organização.
Imagine esquecer de renovar com algum cliente – o que poderá ocasionar furos no fluxo de caixa (previsto x realizado) – ou pagar um fornecedor na data errada, correndo o risco de multas? É claro que, em uma empresa, ter na ponta da língua as datas de vencimento e renovação de todos os contratos empresariais é simplesmente impossível, por isso é importante contar com um bom sistema de gestão para a sua organização. É disso que iremos tratar aqui, na primeira matéria da nossa série sobre Boas Práticas. Confira!
O sistema para controle de contratos da DEAK
A DEAK Sistemas possui um sistema de gestão de contratos que controla desde o fluxo de assinaturas, passando por ferramentas de CRM, relacionamento e campanhas. É uma ferramenta completa de gestão financeira, com calculadoras de renegociação.
Gestão por exceção
Toda empresa tem suas políticas definidas, e cada membro da organização tem seus limites de autonomia claros. Portanto, gerir por exceção é uma prática fundamental, que significa encaminhar aos gerentes e diretores todo processo que não atende às políticas da empresa, de forma eletrônica, desburocratizada e observando os limites de autonomia.
Além disso, na era do conhecimento, a informação passou a ser um ativo imprescindível, mas só o acesso rápido a essas informações gera diferencial competitivo. E é a isso que o ERP DEAK se propõe: facilitar o acesso aos dados que sua equipe mais precisa, na hora em que precisa, garantindo que seus processos sejam plenamente conhecidos e controlados.
Veja tudo o que o sistema permite:
Cadastro do Contrato
• Cadastrar todos os dados do contrato: as partes, objeto, pagamentos, índices e prazos.
• No caso dos índices, é possível cadastrar mais de um (IGPM, Dólar, etc). O sistema também permite configurar se haverá reajustes ou não.
• Quando houver renegociação ou renovação de contratos, o sistema permite gerar novas parcelas.
• A data final do contrato pode ser parametrizada para emitir um alerta quando estiver chegando a hora da renegociação.
Fluxo de Processos
• O sistema permite criar os fluxos dos processos relativos aos contratos (como assinaturas, reclamações, etc).
• O módulo possui um campo de observações onde é possível registrar o histórico do cliente, acessível somente aos usuários que possuam o perfil para essa consulta.
GED (Gestão Eletrônica de Documentos)
• O sistema mantém uma cópia do contrato em formato eletrônico para facilitar a consulta pelos usuários.
Gestão de Parcelas
• O ERP DEAK permite a visualização das parcelas futuras dentro do fluxo de caixa. Muitos sistemas só mostram os créditos quando a nota fiscal é emitida. Esta funcionalidade permite controlar os créditos a receber para que o gestor consiga fazer uma melhor gestão dos investimentos.
• Totalmente flexível, permite vários índices, prazos e frequências independentes, dentro do mesmo contrato.
CRM
• O sistema controla a conta dos clientes, integrando todos os contratos, de vários departamentos, em um único local.
• A consulta de informações dos fornecedores é integrada com os contratos, deixando à disposição o histórico do fornecedor.
Relacionamento
Essa ferramenta permite interagir com clientes, fornecedores e terceirizados de forma automática ou programada via telefone, e-mail ou mala direta.
Faturamento
• Permite emitir notas fiscais e recibos de etapas entregues ou de parcelas de projetos.
• Emissão de nota fiscal (NF-e/NFC-e/NFS-e).
• Envio automático de DANFE e XML para o cliente ou para a transportadora
• Transmissão de notas individuais ou em lote.
• Total integração para geração de SINTEGRA e SPED Fiscal.
• Controle de retenção de impostos.
• Integrado com bancos via CNAB e PAGFOR.
• Cobrança totalmente automática, de forma individual ou em lote, gerando automaticamente o CNAB.
Menus Parametrizáveis
• Os menus são parametrizáveis pelo usuário, facilitando a usabilidade do sistema.
Quer saber mais?
Fale com a equipe da DEAK Sistemas, conheça melhor o nosso Módulo de Gestão de Contratos e aproveite o melhor dessa ferramenta de gestão.
