Muito temos tratado aqui sobre a importância de um bom gerenciamento de estoque para a saúde financeira e a competitividade das empresas.
Um desafio constante nessa área é definir, entre milhares de produtos, quais itens são realmente importantes de se manter em estoque; além disso é preciso garantir o equilíbrio entre a demanda do material e a sua procura, para evitar estoques excessivos ou mesmo a falta de produtos no momento que forem necessários. Dito isso, nos deparamos com outro problema: saber quanto de cada item devemos manter em estoque. É aí que entram os processos de Gestão de Estoques, Previsão de Compras e Compras; atividades diretamente ligadas que são a base para todas as decisões estratégicas e de planejamento em uma cadeia de suprimentos.
As soluções do ERP DEAK
O ERP DEAK possui soluções que integram todos os departamentos, permitindo uma negociação ágil, mais controle, menos erros nos processos e menos perdas desnecessárias.
Gestão de Estoque
Além dos procedimentos de recebimento e separação que são inerentes ao estoque, técnicas de logística, produção e armazenagem são fatores essenciais que podem significar um diferencial competitivo entre corporações de um mesmo segmento. Conheça as soluções DEAK para Gestão do seu estoque.
Previsão de Compras
No módulo de Previsão de Compras, o sistema analisa o histórico de vendas, considerando a frequência e o volume de vendas para projetar as compras necessárias para as próximas semanas, considerando ajustes sazonais e o custo geral de estocagem pelo método de Curva ABC e frequência FMR. Além disso o módulo identifica rupturas por vendas realizadas por produtos reservados em consumo sazonal, e ao repor estoque já sugere a quantidade adequada para evitar novas rupturas. Outra funcionalidade importante é a automatização do processo de Compra Casada, que com poucos cliques integra com os cálculos de reposição e permite a compra avulsa ágil, reduzindo o custo de estoque com produtos de baixa rotatividade. Os algorítmicos sofisticados levam em consideração não só as quantidades necessárias de reposição de estoque, mas também a qualidade de entrega dos fornecedores, tempo de entrega, tempo de logística interna e o tempo de distribuição ao cliente para garantir que o produto esteja disponível no prazo acordado com o cliente.
Alguns recursos do Sistema
Parâmetros da Previsão de compras
Com esses parâmetros definidos, o ERP analisa o histórico passado, faz uma projeção do futuro e, em cima desta projeção sugere a quantidade a requisitar.
O Sistema trabalha com parâmetros do produto referentes a:
- Estoque de segurança;
- Estoque mínimo;
- Estoque máximo;
- Lote econômico;
- Frequência de reposição;
- Tempo de compra;
- Tempo de entrega;
- Tempo de reposição;
- Tempo de produção.
Previsão de Consumo
Método derivado do suprimento por “Ponto de Pedido” ou “Ponto de Suprimento”, o qual considera que a demanda de venda e a necessidade de compras é um processo contínuo, prevendo que quando o nível de estoque chega ao “Ponto de Pedido”, uma ordem de compra deve ser gerada para sua reposição; portanto, caso não haja nenhuma demanda extra nem atraso na entrega pelo fornecedor, antes do estoque zerar, o lote comprado chegará ao estoque.
O ERP trata esta questão de maneira séria e transforma a complexidade dos cálculos em procedimentos simples:
- A demanda é calculada pelo consumo médio anual, ajustado para períodos semanais, aplicando um fator de correção sobre o último trimestre e eliminando os valores sazonais; com isso, cria-se uma média de demanda ponderada. As vendas futuras e programadas também são consideradas para melhor precisão dos cálculos;
- O Lead Time, ou tempo entre procedimentos de compras, é ajustado por períodos semanais, numa matriz que considera a Curva ABC e Frequência de consumo FMR. Com isso a empresa pode aumentar a frequência de compras para os produtos de Curva A e diminuir para os produtos de Curva C, ajustando os níveis de estoque de maneira variável para não sobrecarregar o estoque nem os compradores. Variáveis como o tempo de compras, tempo de entrega (média apurada por fornecedor), tempo de transporte ao cliente (média apurada nas entregas ou transportadora) e a data final de entrega ao cliente são considerados.
Esse método traz eficiência, pois individualiza cada produto a ser adquirido de cada fabricante, mas acaba por dificultar o processo de compras em empresas com volume alto de itens. O ERP DEAK – para minimizar esse processo – fornece filtros especializados de pesquisa para agrupamento e facilidade de compras por fornecedor de cada linha de produto e fabricante, gerando pedidos de compras com poucos cliques.
Previsão por Grupo
A previsão por grupo usa a mesma técnica da previsão de consumo acima, mas trata todos os produtos – independente dos fabricantes – e agrupa a demanda para efeito de analise de histórico passado e projeção futura. É uma análise sobre o produto. Perfeito para compra de produtos cujo preço é mais importante que o fabricante como fios e cabos, ferragens etc. Esse método permite controlar o estoque e vender por produtos individualizados com rastreabilidade por fabricante – conforme determina os processos tributários -, mas acelera e traz maior precisão ao processo de compras, pois ignora nas estatísticas o fabricante.
Rupturas, o que é?
Cada vez que a empresa vendeu um produto e não o tinha no estoque criou-se uma ruptura. A ruptura representa quebra na qualidade do processo de compras, independente se o vendedor pode ou não vender sem estoque. Ou seja, tudo que faltou no estoque é ruptura.
Após fazer as compras por “Previsão”, vendas sazonais podem ocorrer, portanto o ERP permite que alarmes sejam gerados no momento em que o vendedor registrou o orçamento ou efetivou a venda. Nos dois casos o departamento de compras poderá atuar cirurgicamente na compra daquele produto em específico, transferir de outra filial – sendo que a quantidade da ruptura a ser comprada é acrescentada da quantidade de “Ponto de Pedido” -, evitando que novas rupturas ocorram entre os processos de compras por “Previsão”.
Compra Casada, o que é?
Quando há uma venda especial (em negociação de pacotes grandes com clientes, com algum item que não é comercializado pela empresa) ou falta de estoque do produto, o ERP permite que o próprio vendedor realize o orçamento de compras para garantia de mark-up vinculado ao pedido de vendas. Enquanto o vendedor realiza a pesquisa, esse orçamento é enviado para a aprovação do setor de compras em tempo real.
Esse módulo evita que se sobrecarregue o setor de compras ou que vendas especiais afetem os cálculos de “Ponto de Pedido”, isolando os processos e trazendo maior dinamismo e controle das compras.
A compra casada também traz como benefício o isolamento do Custo da Mercadoria Vendida, evitando que uma compra especial, para uma venda especial afete o custo médio de estoque e modifique a Margem de Contribuição daquele produto nos processos convencionais de vendas.
Mais vantagens dessa funcionalidade
- Automatização do processo de Compra Casada, que com poucos cliques integra com os cálculos de reposição e permite uma compra avulsa ágil, reduzindo o custo de estoque com produtos de baixa rotatividade.
- Algoritmos sofisticados levam em consideração não só as quantidades necessárias de reposição de estoque, mas também a qualidade de entrega dos fornecedores, tempo de entrega, tempo de logística interna e o tempo de distribuição, para garantir que o produto esteja disponível no prazo acordado com o cliente.
Auditoria
A auditoria também é uma ruptura, mas a apresentação para análise é no varejo, ou seja, apresenta produto por produto. Com essa técnica é possível – ao invés de comprar – negociar com o cliente, efetuar transferências das filiais, comprar de empresas no mesmo grupo e territorialmente próximas; e considera, inclusive, as necessidades de compras casada.
