Enquanto você lê este texto, muita gente realiza diversos controles de gastos, lucros, entrada e saída de mercadorias pelas famosas planilhas eletrônicas. Isso significa que muitos gestores estão expostos a um alto risco de realizar cálculos e registros incorretos.
Mesmo em casos de uso paralelo aos sistemas de gestão – o que no fundo apenas duplica o trabalho do gestor – as planilhas constantemente levam a erros que podem custar caro para sua empresa. Entre informações desorganizadas e impossibilidade de compartilhamento de usuários, o Excel vai de mocinho a vilão num instante quando falamos sobre gestão. Entenda melhor por quê.
Nem sempre o Excel é uma solução
Apesar das funções úteis, o Excel pode prejudicar os seus processos administrativos. Falta de confiabilidade, imprecisões e a impossibilidade de uma integração plena entre as dezenas de planilhas que organizam o trabalho da empresa são alguns dos motivos pelos quais ele não supera a eficiência e a precisão de um ERP.
Além disso, um bom sistema ERP integra departamentos permitindo o acesso rápido às informações, trazendo um ganho considerável de produtividade, eficiência e com muito mais segurança.
Os riscos e a constante possibilidade de erro
Antes de mais nada, não podemos nos esquecer de que o Excel é um programa estático, que mostra as informações em partes, sem dar a visão global do negócio.
Dito isso, vale ressaltar outros pontos de atenção quanto ao uso do programa:
O Excel possui uma série de fórmulas para inserção e gerenciamento de dados, que calculam margens de lucro, percentuais, fazem somas entre planilhas, entre outras funções. No entanto, essas fórmulas não são nada simples e requerem alto conhecimento dos códigos do programa. Resultado? Qualquer uso incorreto pode levar a perda de uma série de informações importantes. Imagine, então, em casos de vários usuários para uma mesma planilha? Por não poder ser utilizado por mais de uma pessoa ao mesmo tempo, o Excel torna a gestão de dados muito menos dinâmica e mais imprecisa.
Uma outra característica de risco é o fato de as planilhas ficarem, normalmente, muito extensas, o que gera informação desorganizada e dificuldade para a análise de dados. Buscar e consultar informações, então, pode virar um processo muito desgastante diante de tantos arquivos com centenas de linhas e colunas.
Por fim, vale lembrar que a perda de dados é algo muito comum com o uso de planilhas, especialmente por conta da impossibilidade de compartilhamento de usuários. Ou seja, dados alterados em arquivos incorretos ou arquivos salvos em pastas diferentes geram perdas ou conflito de dados no final das contas.
Evite o trabalho dobrado e ganhe tempo
ERPs permitem que se cubra todas as funções que uma planilha não permite; vale reforçar que esse sistema é estruturado para garantir confiabilidade nos dados armazenados. As informações são inseridas de acordo com critérios pré-definidos pela empresa, garantindo uma maior precisão para a sua gestão.
Lembre-se também de que a falta de confiabilidade das planilhas pode gerar transtornos para sua gestão e que qualquer problema com o computador onde elas estiverem salvas – ou mesmo na rede – gera o risco de que os dados sejam corrompidos. Mais uma vez, seria um caso de tempo e esforço jogados no lixo.
Agora, é com você. Conte com a DEAK para fazer a escolha perfeita de um ERP para suas necessidades.
