Um sistema de administração baseado em tentativa e erro, é pouco eficaz e pode comprometer a saúde da empresa, diferentemente da gestão organizacional.
Planejar, organizar e gerir os processos de funcionamento, são atividades essenciais para garantir vida longa ao negócio.
Para realizar a gestão organizacional é preciso considerar as lideranças e o engajamento da equipe, a importância e influência do ambiente sobre os indivíduos, além de construir processos organizados, com fluxos de informação.
O que é a gestão organizacional?
Os setores de Administração e Economia debatem e pesquisam há muitos anos sobre a gestão organizacional. De maneira prática, ela consiste em administrar pessoas e processos de forma eficaz, em prol de metas e do sucesso do negócio. Também consiste em definir como acontece a produção ou serviço, ou seja, como tudo é feito.
Em uma perspectiva sociológica, não existe fórmula, pois as empresas possuem sistemas de organização e objetivos muito diversos.
Para além da fórmula: uma visão estratégica
Mesmo com a diversidade de propostas, serviços, produtos e metas das empresas, existem alguns elementos que devem ser considerados na gestão organizacional e que fazem parte do planejamento estratégico. Entre os principais estão:
- Missão, visão e valores;
- Objetivos do negócio;
- Planos de ação;
- Ferramentas de avaliação.
O planejamento estratégico é o que irá permitir com que as organizações se acostumem a trabalhar pensando de maneira global, avaliando as forças e recursos disponíveis. Já a área de Recursos Humanos precisa garantir que sejam cumpridas essas estratégias, orientando os comportamentos a partir das diretrizes estabelecidas.
Todavia, há que se considerar que todo colaborador é capaz também de identificar e ajudar a formular estratégias que ajudem a organização e isso pode ser um diferencial de sucesso dentro da empresa.
Atores sociais: o recurso que se envolve
Como foi possível perceber, para uma boa gestão organizacional é preciso fazer uma análise de todo o conjunto. Isso significa considerar o processo de produção ou serviço, a estrutura, como acontece a divisão do trabalho, quais os níveis hierárquicos e como isso tudo afeta os colaboradores, pois as ações das pessoas são condicionadas pelo contexto em que atuam.
“As organizações, como sistemas sociais abertos, estão em permanente interação com o meio ambiente, influenciando-o e sendo por ele influenciadas. Assim, as forças ambientais, sejam elas políticas, econômicas, sociais ou culturais, afetam o processo de formulação de objetivos organizacionais, condicionam as estratégias de atuação e influenciam os valores e o comportamento dos atores organizacionais” – Maria do Socorro de Carvalho (Gestão organizacional estratégica: a questão dos recursos humanos e do desenvolvimento gerencial)
A partir dessa perspectiva, é imprescindível pensar no papel dos colaboradores e líderes. Organizações são construções humanas. Por mais que as empresas tenham inúmeros outros recursos disponíveis, o recurso humano é diferente dos demais porque é o único que se envolve e se compromete com a empresa.
São as pessoas que irão trabalhar para que o planejamento estratégico, a missão e as metas da empresa saiam do papel. Por essa razão, não basta apenas identificar as dificuldades das pessoas e tentar modificar seus comportamentos. É preciso olhar para dentro e considerar que as atitudes são determinadas pela organização e pelos comportamentos que já existem.
Mesmo a figura do líder irá depender das atribuições que lhe são dadas e da forma como ele conseguirá atuar na organização.
Essa visão sobre a gestão organizacional está ligada a uma concepção sistêmica, onde existe a valorização do trabalho em equipe e do feedback dos clientes. Mas também é possível trabalhar a partir de uma metodologia funcional.
Para ficar claro
Existem pelo menos duas diferentes metodologias de gestão organizacional:
- Gestão funcional de processos organizacionais – hierarquia funcional da empresa, com metas internas;
- Gestão sistêmica dos processos organizacionais – o fluxo de trabalho é mais cooperativo e o cliente está no foco das decisões.
A adoção de um ou outro modelo de gestão organizacional dependerá da missão, valores e da forma de produção e cultura de cada empresa.
Gestão do engajamento: como liderar
A motivação e o engajamento são desafios para os gestores, que pouco podem fazer pela empresa se estiverem sozinhos. Equipes são forças poderosas. Elas precisam de liderança para ajudar na organização dos processos, envolvimento e comportamento participativo dos colaboradores.
Algumas estratégias podem ajudar líderes a promover o engajamento:
- Oferecer autonomia usando a Árvore de Direitos de Decisão – entenda as responsabilidades atribuídas ao seu time e defina sua liderança de segurança, de aplicações, de infraestrutura, entre outras, prevendo os erros que poderão ser tolerados ou não dentro dessa proposta;
- Oferecer reconhecimento – seja por meio de bonificações, gratificações, benefícios ou salários compatíveis ao valor de mercado;
- Promover o alinhamento à cultura corporativa – atividades de treinamento e integração com foco em disseminar a cultura;
- Ser democrático – é inteligente incorporar sugestões e considerar as opiniões dos colaboradores e clientes. Para ser democrático é necessário ser acessível, saber receber críticas e dar abertura para que a equipe se sinta à vontade para se expressar;
- Aperfeiçoar o próprio carisma – líderes carismáticos conseguem engajar melhor a equipe, pois demonstram estar mais disponíveis em compreender as situações;
- Aprender a priorizar – um líder precisa saber quais as prioridades dentro da empresa e atuar para resolvê-las. Com isso, o trabalho da equipe é mais organizado e se reflete na motivação;
- Escutar e oferecer feedback – não basta apenas parecer acessível, é preciso ser. Além de estar aberto a conhecer os problemas enfrentados pelo grupo, busque realmente escutar, dar respostas e soluções;
- Manter–se atualizado na sua área – é muito importante estudar e se manter atualizado na área para corresponder às demandas e dúvidas que forem surgindo;
- Manter–se atualizado em relação aos processos e dados sobre a equipe – é imprescindível saber a missão, visão e valores da empresa, bem como ter acesso ao planejamento estratégico e dados sobre o desempenho e atuação dos colaboradores, para assim implantar um sistema de gestão organizacional.
Tecnologia em favor da gestão organizacional
Para implantar a gestão organizacional, primeiro você deve analisar as informações da empresa. A partir de relatórios e indicadores de desempenho, é possível descobrir falhas e quais são as possibilidades de aperfeiçoamento.
A tecnologia tornou muito mais simples esse processo, ajudando a identificar quais são esses gargalos e pontos de melhoria.
Uma forma de obter tais informações de maneira prática e consistente (sempre atualizada), é por meio de um sistema integrado de gestão, como um ERP.
Com ele, a gestão de processos pode ser feita por meio de um mapeamento e análise dos processos existentes dentro da empresa, assim como pelo monitoramento. Para realizar a gestão organizacional de processos considere:
- Mapeamento;
- Padronização;
- Modelagem / Documentação;
- Transformação e Aperfeiçoamento;
- Controle.
Todo tipo de gestão no ERP
O ERP proporciona às empresas um expressivo ganho de produtividade e qualidade nas atividades do dia a dia, no planejamento e no controle, pois facilita a busca de informações de forma detalhada e sob diferentes ângulos. Assim funciona o ERP DEAK.
Por esta razão, trata-se de uma ferramenta de grande valor em processos de gestão, o que ocorre devido a sua capacidade de integração dos dados e organização dos processos. A própria utilização do software já garante parte dessa padronização e sistematização dos procedimentos da empresa.
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*Fonte: Metodologias de gestão organizacional e gestão de processos – EAD PUC Paraná.
