Emitir notas fiscais está entre as atividades mais corriqueiras no dia a dia de uma empresa, mas também fica nas primeiras colocações entre as práticas que mais geram dúvidas e erros. E é claro que essas incorreções impactam a eficiência do negócio e geram burocracias adicionais no que diz respeito a gestão e faturamento, por exemplo.
Fora o fato que emissões com dados errados podem resultar em penalidades da Receita Federal e prejuízos para o negócio. E isso tudo significa que, apesar da falta de informação e das burocracias que permeiam o sistema tributário, é preciso driblar as dificuldades e emitir notas fiscais precisas. Vamos às dicas de como fazer isso, identificando também os erros mais comuns nesse processo.
Dados sempre em dia
Manter um banco sempre atualizado – seja de clientes ou produtos –, é meio caminho andado para o acerto.
Fique de olho no processo de inclusão e atualização dos cadastros da sua empresa, pois ele pode ajudar a prevenir falhas no faturamento e emissão de notas fiscais. No cadastro interno de produtos, por exemplo, você deve estar atento às configurações tributárias, NCM ou alíquota do produto. Se o cadastro for feito de forma incorreta, poderá haver multas e ainda prejuízos aos clientes.
Quanto ao cadastro de clientes e fornecedores, o foco deve ser a manutenção de sua atualização, garantindo que na ficha do seu cliente haja sempre os dados essenciais para a emissão de notas: CNPJ, Inscrição Estadual ou Municipal, endereço completo, telefone e pessoa de contato. Além disso, inclua o regime de tributação do comprador e se é cliente final ou não. Por fim, registre também o e-mail do cliente para envio de XML e sempre lhe envie os arquivos das notas emitidas.
Ainda falando sobre dados fundamentais, atente-se para um detalhe importante: na hora de emitir a nota fiscal, seu processo de faturamento deve estar alinhado ao regime tributário optado pela sua empresa e também pelo cliente.
Erros comuns
Já falamos sobre como contribuir para os acertos, mas também é importante conhecer os erros mais corriqueiros no que diz respeito às notas. Veja alguns deles:
Informado NCM inexistente – status 778
Quando o NCM utilizado no produto da nota fiscal não consta mais na tabela de NCM da Receita, você precisará trocar o NCM do item para um código aceitável pela receita. Essa informação pode ser obtida na Tabela NCM, na página da Nota Fiscal Eletrônica.
CFOP de entrada para NF-e de saída – status 518
Este erro indica o uso de uma natureza de operação específica para notas de entrada ao invés de específica de saída. Para consultar as CFOPs válidas para a receita, vá até a opção “Tabela de CFOP relacionada à versão 1.40 da NT2015/002”, na página da Nota Fiscal Eletrônica.
Total da BC ICMS difere do somatório dos itens – status 531
Aqui, o erro indica a tentativa de gerar uma nota fiscal com ICMS, porém com uso de uma CST que não calcula ICMS, um engano que um contador pode solucionar, indicando a CST adequada.
Total da BC ICMS-ST diferente do somatório dos itens – status 533
Outro erro que tem a ver com o uso da CST adequada: desta vez, você pode estar tentando gerar uma nota fiscal com substituição tributária, porém usando uma CST que não calcula substituição, outra questão que pode ser solucionada junto a um contador.
Atenção nunca é demais
No final das contas, quando se trata de emissão de notas fiscais, atenção é palavra de lei. Elabore seus documentos com cuidado, revise as informações e só os emita com a certeza de que tudo está correto e completo. Afinal, além de gerar retrabalho, como cartas de correção e cancelamento de notas, um simples erro pode causar problemas junto à Receita e, consequentemente, prejuízos financeiros.
Por fim, vale reforçar que informação nunca é demais. Então, procure capacitar ao máximo sua equipe responsável pelo faturamento com cursos e treinamentos. Quanto mais capacitados, menos suscetíveis a falhas estarão. E sucesso com suas emissões!
