A grande maioria dos documentos fiscais que as empresas utilizam hoje em dia são digitalizados. Em nossa recente série sobre transformação digital, nos aprofundamos nesse assunto, que merece ser sempre reforçado. Afinal, as soluções tecnológicas para armazenamento e atualização de dados e documentos nos oferece uma garantia maior tanto pela precisão de informações como pela praticidade de armazenamento e pela segurança de que aquela documentação não se perderá num erro de arquivamento ou em uma mudança, sendo facilmente localizável.
Entretanto, algumas situações específicas exigem que documentos “viajem” junto com as mercadorias às quais estão atrelados, caso do DANFE, que é impresso e tem função ligada ao transporte de cargas. A sigla significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), e sua representação gráfica é a da própria NF-e, porém não chega a conter todos os dados da nota eletrônica.
E qual a função do DANFE?
Durante o transporte de mercadorias entre vendedor e comprador, o documento segue junto a esses produtos para comprovar dados básicos da nota fiscal, como a chave numérica de acesso ou o código de barras do produto, facilitando a fiscalização desse transporte e registrando que há mesmo uma NF-e por trás da transação realizada. O DANFE não possui função de nota, mas de comprovante, e todo transporte de mercadorias requer esse registro. Trafegar sem o documento pode gerar multas bem altas aos motoristas.
Lá, há dados referentes à saída da mercadoria, dados da transportadora e do veículo, descrição do produto, entre outros. Essas informações servem para fiscalizar ilegalidades, garantindo a transação para a empresa, o cliente e a transportadora.
E por que não uma versão digital?
Reiteramos que sabemos da importância da tecnologia e da praticidade que traz para nossas vidas, mas também entendemos o transtorno que uma falha de rede ou conexão pode causar. Ainda mais no caso dos motoristas, que trafegam por regiões diversas e com pouco sinal para comunicação, é preciso ter um documento à mão, impresso, que permita uma fiscalização rápida. Além disso, mesmo se tratando de tecnologias que não exijam o uso de internet, o manejo do papel acaba sendo mais prático e imediato, além de mais seguro quanto a roubos, bateria fraca ou falta de habilidade em lidar com equipamentos mais modernos.
O DANFE é emitido junto da NF-e, tem caráter oficial, e sua consulta numérica faz com que ele seja à prova de fraude. Com essas características, sua impressão ainda é a maneira mais barata e eficiente de facilitar as fiscalizações, além de poder ser descartado após o transporte, não exigindo arquivamento.
O documento só deverá ser guardado em casos específicos, como quando usado em auxílio à escrituração contábil da transação feita (e, assim, ficará arquivado pelo prazo legal exigido para as notas fiscais) ou quando servir como comprovante para transações de valores altos. Outra função do DANFE é receber a assinatura do cliente no ato da entrega da mercadoria e, assim, atestar a realização desse transporte.
Eficiência – por enquanto – ainda analógica
É verdade que quase todos os nosso documentos e comprovantes são digitais hoje em dia, mas ainda não existe nenhum método mais prático e barato do que o DANFE impresso, que possui sua função específica e diferente na NF-e.
Talvez no futuro, como já acontece hoje em bilheterias ou no universo on-line, possamos ter um método de comprovação de transações em versão digital. Porém isso ainda faz parte da evolução da tecnologia. E da nossa, claro, como usuários dela.
