Na gestão fiscal um dos temas que pode gerar dúvidas é a questão que envolve a NF denegada e a NF recusada. Isso porque, embora possam parecer semelhantes, trata-se de duas situações diferentes relacionadas à emissão de notas fiscais.
Contudo, como a nota é um documento fiscal que comprova uma transação comercial entre uma empresa e seu cliente, a ocorrência de problemas em sua emissão pode acarretar multas e outras penalidades.
É o caso da denegação, que ocorre pela autoridade fiscal, e da recusa, quando o destinatário final da nota fiscal opta por não aceitá-la.
Pela importância do assunto, preparamos este artigo. Ele mostrará a diferença entre ambas e mostrará como proceder para evitar erros contábeis.
Acompanhe e evite problemas e prejuízos.
Nota Fiscal denegada: o que é e como resolver a questão
Muitos fatores desafiam a eficiência na gestão fiscal. Um deles é quando ocorre a NF denegada, ou seja, quando o documento é rejeitado pelo sistema da Receita Federal.
Quando isso acontece, a empresa emissora da nota fiscal recebe uma mensagem de erro do sistema, informando a razão da denegação. As causas mais comuns são:
– Duplicidade: quando há mais de uma nota fiscal com o mesmo número e série;
– Inconsistência: quando os dados informados no documento não correspondem aos dados cadastrados na Receita Federal;
– Falta de informação: quando há campos obrigatórios que não foram preenchidos;
– Inscrição Estadual inválida: quando o número da inscrição estadual do destinatário está incorreto ou desatualizado.
Como a gestão fiscal deve resolver o problema da NF denegada?
O primeiro passo quando se recebe uma mensagem de denegação é identificar o motivo do erro. Para isso, confira a informação na própria mensagem enviada pelo sistema da Receita Federal (RFB).
A correção pode envolver desde simples ajustes nos dados informados na nota fiscal até o preenchimento de formulários e envio de documentos à RFB.
Se a situação for mais complexa, pode ser preciso recorrer a um profissional especializado, como um contador, para auxiliar na correção.
Uma vez que a correção é feita, a gestão fiscal deve emitir uma nova NF com as informações corretas.
NF recusada: como a gestão fiscal deve proceder
Quando o destinatário final de uma operação de venda ou prestação de serviços não aceita o documento fiscal emitido pelo fornecedor, ocorre a NF recusada.
Os motivos para essa recusa são vários. Entre eles, os mais comuns são:
– Erros na emissão da nota fiscal: documento possui informações incorretas, como dados do comprador ou vendedor ou outros erros que possam prejudicar a transação;
– Diferenças de valores acordados: quando o valor da operação registrado na nota fiscal é diferente do valor acordado entre as partes, seja por erro ou por tentativa de fraude;
– Inconsistências nas informações da NF: como a descrição dos produtos ou serviços, quantidade, entre outros.
Como resolver o problema da NF recusada?
Para resolver o problema da NF recusada, é necessário que o fornecedor e o destinatário dialoguem e cheguem a um acordo.
Para isso, se os responsáveis pela gestão fiscal verificarem que houve erro na emissão, basta corrigir o documento e emitir um novo com as informações corretas.
Se o motivo for diferença de valores acordados, o fornecedor deverá verificar se houve algum erro na emissão da nota e, se for esse o problema, é só corrigi-la. Caso contrário, as partes deverão negociar uma solução para a diferença.
Porém, em alguns casos, a recusa da nota fiscal pode ser causada por problemas técnicos na SEFAZ (Secretaria da Fazenda), responsável por autorizar a NF-e. Nesses casos, a empresa emissora deve acionar o suporte técnico da SEFAZ para resolver o problema.
ERP DEAK: sistema que auxilia na gestão fiscal de sua empresa
Uma NF denegada ou recusada exige correções ágeis e assertivas para evitar problemas contábeis e prejuízos à organização.
O primeiro passo é identificar a razão do problema e tomar as medidas necessárias para corrigi-los. Até porque, muitas vezes pequenos erros levam à ocorrência dessas situações.
Isso porque, é importante lembrar, documentos denegados ou recusados não são válidos. Assim, não podem ser utilizados para comprovar uma transação comercial.
Portanto, é fundamental que a gestão fiscal corrija o problema o mais rápido possível para evitar multas e outras penalidades. Bem como para concretizar a venda e garantir o recebimento do valor da transação.
Sendo um sistema completo, que integra todas as áreas, o ERP DEAK evita que erros ocorram na emissão da nota fiscal. Além disso, ele possui atualização em relação às legislações federal, estadual e municipal, garantindo total compliance.
Basta fazer o cadastro de produtos corretamente, mantendo-o atualizado em relação a preço e condições de pagamento, e a emissão fica prática e rápida.
