Você já parou para avaliar a atenção que tem dado à gestão de entradas e saídas da sua empresa? E a pergunta não é por acaso: muitas vezes, por parecer se tratar de um processo simples, algumas empresas acabam deixando essa tarefa a cargo de profissionais não tão capacitados ou que já exerçam outras funções. E, assim, a liderança acaba por perder o controle desses dados, percebendo suas incongruências apenas quando os problemas aparecem.
Para que um colaborador seja apto a controlar esse importante processo, é preciso muito treinamento. Afinal, não conferir a mercadoria entregue pelo fornecedor pode causar inúmeros transtornos. Muitas vezes o profissional recebe a mercadoria, confere os itens pela nota fiscal, mas não checa se os produtos estão lá mesmo. Em outros casos, podem acontecer desvios ou mesmo distração do fornecedor ao separar os produtos.
Diante de tudo isso, nada mais prudente do que redobrar a atenção e o cuidado com todas as etapas e informações envolvidas nesse processo.
O recebimento de mercadoria
O recebimento é o pontapé inicial de diversos processos da companhia, marcando o começo do ciclo da venda – que irá até o recebimento do produto final por parte do cliente. E é fundamental garantir o bom andamento do processo logo no início para driblar problemas futuros.
Nesta fase inicial é preciso conferir os itens da nota fiscal recebida: quantidades, tipos e qualidade da mercadoria, identificando produtos avariados, por exemplo. Dado esse primeiro passo, é possível alimentar as informações de estoque e incluir itens que ainda não haviam sido catalogados.
É por isso que quando essa área da companhia não está bem treinada e, consequentemente, se apresenta desalinhada com os demais processos da empresa, a gestão de estoque, fornecedores, contas a pagar, entre outras, podem ficar gravemente comprometidas.
Já na outra ponta, ou seja, no momento da entrega de mercadoria para os clientes, muitas vezes o funcionário não confere direito o material que está sendo entregue – mais uma vez, é necessário checar eventuais avarias, quantidades e tipos de material –, o que tende a gerar muito aborrecimento para o cliente, perda de tempo e produtividade e, claro, de credibilidade junto a ele.
A dor de cabeça pode ser grande
Além da perda da confiança dos seus clientes e dos aborrecimentos nos processos internos, que lhe causarão uma série de transtornos na hora de serem corrigidos, são diversos os problemas que a falta de conferências de mercadoria pode gerar:
– Erros de contabilidade: pagar por material que até está na nota fiscal, mas não foi entregue.
– Perda de venda: o estoque acusa um material que não foi entregue na totalidade.
– Separação de mercadoria errada: o que causa retrabalho, prejudicando a produtividade.
– Perda de controle do estoque.
– Problemas no fechamento do balanço.
– Problemas no SPED Fiscal. Por exemplo: no XML gerado pelo fornecedor constam 100 itens, mas na verdade só foram entregues 95.
– E, no final das contas, tudo isso provoca divergências no Fisco e se torna passível de multas e outros prejuízos para o negócio.
Aquele double check nunca é demais
É, mas o double check, aqui, é só um exemplo de todas as mudanças que você deve colocar em prática para evitar todos esses transtornos que acabamos de citar. Porém, apesar de demandar tempo e esforço, são ajustes fundamentais para o dia a dia do seu negócio e que irão solucionar muitos problemas tanto agora quanto no longo prazo.
1. Confira os itens com atenção
Sem pressa e com muita dedicação. Do contrário, você estará sujeito a por em risco todo o processo de vendas ou produção. Não deixe de conferir também os dados da nota fiscal por completo. Para tanto, crie um procedimento prático e detalhado de execução dessa tarefa, que poderá inclusive gerar um manual de processos válido para todos que atuarem com mercadorias e estoque. Veja um exemplo de processo:
– colocar as mercadorias no pátio;
– contabilizá-las e bater cada uma com os dados da nota
– checar defeitos e avarias
– registrar tudo isso no estoque
2. Se preciso, reforce a capacitação
Não há como colher resultados 100% positivos, se os treinamentos forem negligenciados. Investir em capacitações periódicas, além de melhorar a atuação da equipe, irá criar um sentimento de valorização nos colaboradores, gerando mais motivação e engajamento durante suas atividades profissionais.
3. Mantenha a integração dos departamentos
Nós costumamos dizer que uma empresa é um organismo em que as áreas devem funcionar sempre de forma integrada. Portanto, se o setor de recebimento de mercadorias é aquele que dá início a tudo, ele precisa estar conectado aos processos seguintes.
Quando não há integração, alguns velhos e conhecidos problemas tendem a ocorrer com frequência: estoque físico com valor diferente do contábil e fornecedores com saldos errados. A solução? Utilizar a tecnologia para garantir que não haja problemas quando mais de um colaborador cuidar de um mesmo processo.
4. Use a tecnologia a favor dos processos
Não há forma mais eficiente de promover a integração e melhorar processos internos do que utilizar softwares modernos e ferramentas de gestão inovadoras. Embora a inteligência humana seja fundamental para fazer com que tudo flua bem, investir em tecnologias eficazes é uma forma de dar mais velocidade e precisão aos seus processos.
Colocando essas dicas em prática, você garante mais eficiência, agilidade e produtividade para a entrada e saída de mercadorias da sua empresa. E, claro, agrega mais um elemento de sucesso à caminho da lucratividade.
