De roubo de dados pessoais via internet a clonagens de cartão de crédito. Todos os dias ouvimos alguma notícia sobre crimes como esses, que foram se sofisticando ao longo dos anos e passaram a invadir a vida de pessoas e empresas. Infelizmente, as fraudes passaram a fazer parte de nosso cotidiano – o que não significa que devemos deixar de combatê-las.
Uma pesquisa divulgada pela revista Exame, realizada no ano passado pela empresa Americana Kroll, apontou que 74% das organizações podem ter sofrido episódios de fraude nos 12 meses anteriores. Entre essas práticas indevidas estão roubos de estoque e apropriação de outros recursos das empresas, sendo que os principais responsáveis pelas fraudes costumam ser os próprios funcionários e colaboradores das organizações.
A notícia boa é que, mesmo com o inimigo atuando dentro da companhia, existem maneiras eficientes de combater essas práticas. E uma das principais é o uso de um sistema de gestão ERP.
O ERP no combate às fraudes
Como sempre reforçamos por aqui, o ERP é um aliado da produtividade, rentabilidade e organização das empresas por contribuir com a gestão, reduzir a chance de erros, facilitar a administração de estoques e estimular a redução de custos. Porém, além de tudo isso, o ERP é um excelente meio de evitar fraudes e desvios de recursos.
Com um sistema de gestão, as informações ficam mais protegidas – já que é possível limitar o acesso de usuários a dados específicos –, garantindo a confidencialidade de conteúdos que só digam respeito aos líderes ou a determinadas áreas.
Assim, os gestores podem colocar em prática a segurança da informação, fazendo com que cada colaborador tenha acesso somente aos dados necessários para o seu trabalho.
Aqui na DEAK, o ERP oferece diversos alarmes e travas que não permitem qualquer tipo de fraude ou erro nas operações, uma funcionalidade muito importante em se tratando de acesso a dados ou combate a qualquer outra vulnerabilidade. Além disso, garante a simplificacão de processos, o que contribui com a eficiência das auditorias internas.
O ERP é capaz de diminuir a duração e melhorar a eficácia das auditorias, permitindo a detecção certeira de fraudes. Por armazenar e cruzar dados de diferentes áreas, garante ao auditor um acesso a todas as informações de que precisa em poucos cliques, oferecendo a possibilidade de uma análise muito mais eficaz.
E quanto aos estoques?
Seus estoques também podem ficar muito mais protegidos de furtos de mercadoria, um problema recorrente nas empresas e no varejo brasileiros. Com o uso de um sistema de gestão de ERP, você informatiza o controle do estoque, o que facilita a realização de inventários, processos que irão ajudá-lo a detectar discrepâncias com maior facilidade.
Além dos inventários, o ERP contribui com as auditorias também nos estoque. Por cruzar e organizar informações, é capaz de identificar quando um determinado operador de caixa está trabalhando, por exemplo, e se há perdas e furtos nesse processo, ou se um colaborador, ao receber pedidos dos fornecedores, não está efetuando nenhuma quebra de estoque. São todas formas de detectar não apenas fraudes, mas erros humanos, e ter a oportunidade de corrigir essas falhas.
Lute pelo fim dos fraudes
Infelizmente, as estatísticas comprovam que as práticas fraudulentas quase sempre partem de funcionários e colaboradores, e um meio muito eficaz para reduzir esses riscos é descentralizar as tarefas, evitando que processos demais fiquem sob o controle de uma única pessoa. O ERP também contribui nesse sentido e bloqueia ações quando detectada alguma prática indevida.
Viu como o ERP é seu maior parceiro no combate às fraudes? Fale com a DEAK e encontre a solução ideal não só para reduzir as irregularidades, mas para garantir os melhores processos na gestão da sua empresa.
