O crescimento saudável e consistente de uma empresa passa por um bom gerenciamento de projetos. Planejar, nesse sentido, significa organizar, executar, monitorar e avaliar os caminhos para se alcançar um objetivo.
Visto que boa parte das falhas de desenvolvimento e aplicação estão relacionadas à falta de um bom gerenciamento de projetos, é importante saber como organizar de forma eficiente a equipe, analisando e adequando as atividades para que a meta seja alcançada.
Projetando o futuro
O gerenciamento de projetos é capaz de desenvolver o potencial das organizações, solucionar problemas e transformar ideias em ações. É importante, porque permite:
- Criar diferenciais competitivos;
- Antecipar situações desfavoráveis;
- Tomar decisões mais assertivas;
- Ter maior controle gerencial.
Tecnicamente, o gerenciamento de projetos é uma área da administração que aplica os recursos técnicos e humanos disponíveis da organização em busca de objetivos pré-definidos e dentro de um cronograma. Suas principais características são:
- Foco no valor de negócio, com datas de início e término, limites de financiamento e multifuncionalidade;
- Busca uma conclusão a partir de três dimensões: objetivos claros, processo de gestão e níveis;
- Não se enquadra nos limites operacionais ou trabalhos rotineiros
- Tem um começo, meio e fim pré-determinados.
Em todos os casos, é possível observar a importância das metas, do tempo e do gerenciamento. Isso porque se trabalha com a perspectiva de projetos fechados, não de atividades contínuas. E isso é imprescindível para levar mais clareza à equipe sobre onde se quer chegar e o que se espera de cada indivíduo neste trajeto.
O gerenciamento de projetos: PMI e Scrum
O norte-americano PMI (Project Management Institute) lança, a cada quatro anos, o guia PMBOK (Project Management Body of Knowlegde). Nele, a organização define o gerenciamento de projetos como sendo um esforço temporário para criar um produto, serviço ou resultado único.
Para isso, há a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas, técnicas e integração de processos.
O guia apresenta 47 processos, subdivididos em 10 áreas de conhecimento: integração, escopo, cronograma, custo, qualidade, recursos, comunicação, riscos, aquisições e partes interessadas.
Outra forma de gerenciamento é o Scrum, um método que se tornou popular no desenvolvimento de softwares, mas que se ramificou para outras áreas. É conhecido pela gestão ágil de projetos e se baseia em três pilares:
- Transparência;
- Interação/inspeção;
- Adaptação.
A metodologia Scrum propõe que um projeto seja dividido em diversos e pequenos ciclos de atividades (sprints), com reuniões frequentes da equipe para avaliação e desenvolvimento dos passos seguintes.
Entre os destaques do Scrum estão sua capacidade de evidenciar problemas e oferecer mecanismos para que sejam solucionados com rapidez.
Unidos ou separados?
O PMBOK é considerado um guia de boas práticas, que visam um planejamento com o mínimo de imprevistos. Ainda que os riscos sejam considerados, prioriza-se as entregas, os ciclos de entregas e sua sequência.
O Scrum, por sua vez, é um método com papéis bem definidos para projetos de escopo aberto e com muitas incertezas. Atua com priorizações, ciclos curtos de entrega e auxilia na minimização de erros.
Enquanto alguns profissionais ressaltam suas diferenças e incompatibilidades, outros pregam que é possível conciliá-los.
É preciso considerar que o Scrum é interessante para o engajamento da equipe, pois tem uma característica de interação constante.
Embora haja líderes de equipe, essas não são hierárquicas. Já o PMI demanda um bom planejamento e uma figura de liderança e gerenciamento.
Esse detalhe é importante porque o trabalho em conjunto costuma ser um desafio para a organização. De acordo com a pesquisa Boosting Business Performance through Programme and Project Manage, a falta de gerenciamento organizacional é responsável por 36% das falhas em projetos.
Chave do sucesso: gerente de projetos e equipe
Todos os aspectos, desde a concepção até a forma de trabalho das equipe, passando pelas funções de cada integrante devem ser considerados, pois de nada vale um bom projeto sem um efetivo gerenciamento organizacional e planejamento estratégico.
Os líderes e responsáveis pelo gerenciamento de projetos precisam saber organizar as informações do projeto, conhecer os indicadores de desempenho, transmitir o que desejam, minimizar erros, fazer possíveis correções de rota, além de avaliar as necessidades de sua equipe e como estão os resultados.
Mesmo em equipes que funcionam de maneira colaborativa e não hierárquica, como na gestão ágil de projetos Scrum, é preciso haver figuras de referência como o Scrum Master, que facilita e potencializa o trabalho de todos os integrantes; e o Product Owner, que é a pessoa que irá representar o cliente.
De todo modo, quem lidera precisa ter em mente que este é um processo de aprendizagem contínua. Para que isso se efetive, uma boa liderança precisa considerar:
- Preferir a comunicação ao comando;
- Saber comunicar de maneira clara o que deseja de cada um;
- Apoiar o desenvolvimento pessoal dos membros da equipe;
- Valorizar os colaboradores;
- Dar feedback;
- Escalar um bom time (pessoa certa para a vaga certa);
- Separar o lado pessoal do profissional;
- Manter a equipe motivada;
- Promover treinamentos;
- Delegar tarefas;
- Trabalhar com planejamento;
- Saber amenizar e resolver conflitos com imparcialidade;
- Criar vínculos;
- Respeitar as diferenças;
- Conhecer e saber aproveitar as qualidades de cada integrante da equipe;
- Dar exemplo, agindo de maneira ética e mantendo discursos e atitudes positivas;
- Saber avaliar os índices de desempenho.
Já em relação às estratégias que vão ajudar no gerenciamento e motivação da equipe, é importante que, quem for designado para a função de gestão, saiba avaliar se todo o time de colaboradores está ciente das metas.
Ainda é necessário ter estratégias de ação prontas e saber reconhecer os esforços dos colaboradores, premiando os que tiverem melhor desempenho.
Investindo no ERP: tecnologia e os dados da equipe
O papel do gestor, gerente, líder ou Scrum Master no gerenciamento de projetos é imprescindível para manter o bom trabalho da equipe. Todavia, esse profissional também precisa de suporte.
Primeiramente, é preciso ter conhecimento pleno sobre o projeto, suas fases, metas, ciclos, cronograma e objetivos. E, posteriormente, ele necessita acompanhar o andamento das operações.
Desse modo, um sistema de gestão com informações precisas e atuais da empresa, é muito bem-vindo.
O ERP DEAK fornece diversos tipos de relatórios, com dados que permitem avaliar o desempenho da equipe a partir das metas estabelecidas – incluindo avaliações individuais.
Essa possibilidade contribui para entender o que se passa dentro de um setor ou quais são as dificuldades de um colaborador, permitindo propagar, ainda, estratégias mais eficazes no desenvolvimento do projeto.
Com isso, é possível atuar de maneira mais pontual e assertiva.
Enquanto um sistema integrado, o ERP também facilita a comunicação entre os diferentes setores e equipes da empresa. O que faz fluir de maneira mais orgânica os processos.
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