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Gerenciamento de projetos: tudo o que você precisa saber para liderar de forma eficiente

Gerenciamento de projetos: tudo o que você precisa saber para liderar de forma eficiente

O crescimento saudável e consistente de uma empresa passa por um bom gerenciamento de projetos. Planejar, nesse sentido, significa organizar, executar, monitorar e avaliar os caminhos para se alcançar um objetivo. 

Visto que boa parte das falhas de desenvolvimento e aplicação estão relacionadas à falta de um bom gerenciamento de projetos, é importante saber como organizar de forma eficiente a equipe, analisando e adequando as atividades para que a meta seja alcançada. 

Projetando o futuro

O gerenciamento de projetos é capaz de desenvolver o potencial das organizações, solucionar problemas e transformar ideias em ações. É importante, porque permite:

  • Criar diferenciais competitivos;
  • Antecipar situações desfavoráveis;
  • Tomar decisões mais assertivas;
  • Ter maior controle gerencial.

Tecnicamente, o gerenciamento de projetos é uma área da administração que aplica os recursos técnicos e humanos disponíveis da organização em busca de objetivos pré-definidos e dentro de um cronograma. Suas principais características são:

  • Foco no valor de negócio, com datas de início e término, limites de financiamento e multifuncionalidade;
  • Busca uma conclusão a partir de três dimensões: objetivos claros, processo de gestão e níveis;
  • Não se enquadra nos limites operacionais ou trabalhos rotineiros 
  • Tem um começo, meio e fim pré-determinados.

Em todos os casos, é possível observar a importância  das metas, do tempo e do gerenciamento. Isso porque se trabalha com a perspectiva de projetos fechados, não de atividades contínuas. E isso é imprescindível para levar mais clareza à equipe sobre onde se quer chegar e o que se espera de cada indivíduo neste trajeto.

O gerenciamento de projetos: PMI e Scrum

O norte-americano PMI (Project Management Institute) lança, a cada quatro anos, o guia PMBOK (Project Management Body of Knowlegde). Nele, a organização define o gerenciamento de projetos como sendo um esforço temporário para criar um produto, serviço ou resultado único.

Para isso, há a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas, técnicas e integração de processos.

O guia apresenta 47 processos, subdivididos em 10 áreas de conhecimento: integração, escopo, cronograma, custo, qualidade, recursos, comunicação, riscos, aquisições e partes interessadas. 

Outra forma de gerenciamento é o Scrum, um método que se tornou popular no desenvolvimento de softwares, mas que se ramificou para outras áreas. É conhecido pela gestão ágil de projetos e se baseia em três pilares:

  1. Transparência;
  2. Interação/inspeção;
  3. Adaptação.

A metodologia Scrum propõe que um projeto seja dividido em diversos e pequenos ciclos de atividades (sprints), com reuniões frequentes da equipe para avaliação e desenvolvimento dos passos seguintes. 

Entre os destaques do Scrum estão sua capacidade de evidenciar problemas e oferecer mecanismos para que sejam solucionados com rapidez.

Unidos ou separados?

O PMBOK é considerado um guia de boas práticas, que visam um planejamento com o mínimo de imprevistos. Ainda que os riscos sejam considerados, prioriza-se as entregas, os ciclos de entregas e sua sequência.

O Scrum, por sua vez, é um método com papéis bem definidos para projetos de escopo aberto e com muitas incertezas. Atua com priorizações, ciclos curtos de entrega e auxilia na minimização de erros.

Enquanto alguns profissionais ressaltam suas diferenças e incompatibilidades, outros pregam que é possível conciliá-los.

É preciso considerar que o Scrum é interessante para o engajamento da equipe, pois tem uma característica de interação constante.

Embora haja líderes de equipe, essas não são hierárquicas. Já o PMI demanda um bom planejamento e uma figura de liderança e gerenciamento.

Esse detalhe é importante porque o trabalho em conjunto costuma ser um desafio para a organização. De acordo com a pesquisa Boosting Business Performance through Programme and Project Manage, a falta de gerenciamento organizacional é responsável por 36% das falhas em projetos.

Chave do sucesso: gerente de projetos e equipe

Todos os aspectos, desde a concepção até a forma de trabalho das equipe, passando pelas funções de cada integrante devem ser considerados, pois de nada vale um bom projeto sem um efetivo gerenciamento organizacional e planejamento estratégico.

Os líderes e responsáveis pelo gerenciamento de projetos precisam saber organizar as informações do projeto, conhecer os indicadores de desempenho, transmitir o que desejam, minimizar erros, fazer possíveis correções de rota, além de avaliar as necessidades de sua equipe e como estão os resultados. 

Mesmo em equipes que funcionam de maneira colaborativa e não hierárquica, como na gestão ágil de projetos Scrum, é preciso haver figuras de referência como o Scrum Master, que facilita e potencializa o trabalho de todos os integrantes; e o Product Owner, que é a pessoa que irá representar o cliente.

De todo modo, quem lidera precisa ter em mente que este é um processo de aprendizagem contínua. Para que isso se efetive, uma boa liderança precisa considerar:

  • Preferir a comunicação ao comando;
  • Saber comunicar de maneira clara o que deseja de cada um;
  • Apoiar o desenvolvimento pessoal dos membros da equipe;
  • Valorizar os colaboradores;
  • Dar feedback;
  • Escalar um bom time (pessoa certa para a vaga certa);
  • Separar o lado pessoal do profissional;
  • Manter a equipe motivada;
  • Promover treinamentos;
  • Delegar tarefas;
  • Trabalhar com planejamento;
  • Saber amenizar e resolver conflitos com imparcialidade;
  • Criar vínculos;
  • Respeitar as diferenças;
  • Conhecer e saber aproveitar as qualidades de cada integrante da equipe;
  • Dar exemplo, agindo de maneira ética e mantendo discursos e atitudes positivas;
  • Saber avaliar os índices de desempenho.

Já em relação às estratégias que vão ajudar no gerenciamento e motivação da equipe, é importante que, quem for designado para a função de gestão, saiba avaliar se todo o time de colaboradores está ciente das metas.

Ainda é necessário ter estratégias de ação prontas e saber reconhecer os esforços dos colaboradores, premiando os que tiverem melhor desempenho. 

Investindo no ERP: tecnologia e os dados da equipe

O papel do gestor, gerente, líder ou Scrum Master no gerenciamento de projetos é imprescindível para manter o bom trabalho da equipe. Todavia, esse profissional também precisa de suporte.

Primeiramente, é preciso ter conhecimento pleno sobre o projeto, suas fases, metas, ciclos, cronograma e objetivos. E, posteriormente, ele necessita acompanhar o andamento das operações.

Desse modo, um sistema de gestão com informações precisas e atuais da empresa, é muito bem-vindo.

O ERP DEAK fornece diversos tipos de relatórios, com dados que permitem avaliar o desempenho da equipe a partir das metas estabelecidas – incluindo avaliações individuais. 

Essa possibilidade contribui para entender o que se passa dentro de um setor ou quais são as dificuldades de um colaborador, permitindo propagar, ainda, estratégias mais eficazes no desenvolvimento do projeto.

Com isso, é possível atuar de maneira mais pontual e assertiva. 

Enquanto um sistema integrado, o ERP também facilita a comunicação entre os diferentes setores e equipes da empresa. O que faz fluir de maneira mais orgânica os processos.

Entre em contato para saber mais sobre todas as possibilidades de gestão do ERP DEAK.

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