Sua mesa de trabalho vive cheia de papéis? Você tem a sensação de que está perdendo tempo (e dinheiro) com documentos impressos que parecem desaparecer na empresa? A rastreabilidade automatizada é a solução para esses desafios. Continue lendo e saiba por que ela é importante para responder com mais agilidade e assertividade às demandas do dia a dia.
O que é rastreabilidade?
A rastreabilidade é um conjunto de processos muito utilizado nas indústrias para monitorar um produto desde a entrada da matéria-prima até a entrega. Porém, é possível aplicá-la aos documentos, e esse será o foco deste artigo.
A rastreabilidade de documentos, portanto, é a capacidade de monitorar todos os processos que envolvem algum tipo de registro. Assim, é possível conhecer o histórico de uma documentação desde sua origem, seu percurso dentro da organização, até seu arquivo e/ou descarte.
Assim, a rastreabilidade permite recuperar informações tais como quando, onde e por quem determinado documento passou ao longo de sua vida útil dentro da empresa. Com ela, os gestores têm mais uma ferramenta de controle para o gerenciamento eficiente da organização.
O avanço da rastreabilidade
Empresas já foram definidas como conjuntos de processos. Processos são operações constituídas de diversas etapas. Assim, a rastreabilidade passa pelo conhecimento e controle dessas várias etapas. Antigamente, a rastreabilidade era obtida manualmente, com grande custo de tempo e recursos aplicados nos monitoramentos e aprovações, com forte potencial de falhas nas informações.
Contudo, ainda hoje é comum os gestores realizarem análises e aprovações manuais de documentos, fazendo-os lidar com pilhas de documentos, perdendo o foco do acompanhamento da visão do real andamento da empresa.
Esse modelo tradicional de rastreabilidade, portanto, não cumpre seu objetivo, além de não ser confiável sem a inteligência de um sistema especializado, como um ERP.
Vantagens de utilizar um ERP
O ERP pode ser programado para rastrear cada documento envolvido nas rotinas. Logo, se o gestor deseja conhecer o status de uma determinada atividade, ele pode acessá-la e conferir sua situação através do sistema.
Veja outros benefícios:
- Identificação de falhas nas etapas com mais rapidez;
- Auditoria dos processos com emissão de relatórios;
- Redução de custos com papéis e impressões;
- Agilidade nos processos de aprovação;
- Redução de custos com espaços e equipamentos para arquivos;
- Prevenção a desvios e fraudes, com mais qualidade no controle das operações;
- Economia de recursos com a mão de obra que estaria focada na gestão de documentações físicas.
Mas somente ERPs com tecnologia avançada proporcionam esses benefícios, como o ERP DEAK.
Diferenciais do ERP DEAK para a rastreabilidade
Os parâmetros do ERP DEAK centralizam os processos e permitem a rastreabilidade de documentos em todos os setores da empresa:
- Comercial: as vendas podem ser rastreadas em todas as etapas percorridas pelo pedido, desde a sua geração, passando pela aprovação do financeiro, emissão de nota fiscal, envio para a produção, entrega e recebimento. Também é possível saber quem aprovou eventuais alterações nos pedidos (como o preço), quando e por que;
- Notas fiscais: quando as vendas são controladas por número de série, o ERP DEAK vincula os pedidos à nota fiscal. Diante de problemas com um lote de produto, é possível identificar a nota fiscal e quem realizou a compra;
- Financeiro: todos os títulos são vinculados aos usuários que atuaram nas diversas etapas de sua geração – aprovação, pagamento etc. -, além de informação sobre como e quando foi pago;
- Compras: rastreabilidade desde a compra com o fornecedor, até a data e responsável pelo recebimento;
- Estoque: histórico de cada matéria-prima e insumos, com dados sobre armazenamento, datas e responsáveis por eventuais inventários;
- Produção: rastreabilidade das etapas da fabricação, do número do lote e controle das ordens de produção.
O grande diferencial é que todos os documentos podem ser assinados eletronicamente com apenas um clique, otimizando cada etapa, fazendo-as mais ágeis e ricas em informações (como, por exemplo, quem validou cada rotina para que essa seguisse para as próximas fases).
Em todos os setores, o ERP DEAK é o software ideal para alcançar a rastreabilidade automatizada de documentos, reduzindo custos e incrementando a produtividade do seu negócio.
