A escolha cuidadosa do ERP é importante para que sua empresa obtenha o melhor resultado a partir da ferramenta, garantindo mais velocidade para os processos da companhia, redução de custos, controle de ciclos de negócios, organização de estoques, melhora no atendimento aos clientes, entre outros benefícios.
Só que nada disso será possível se a implantação do seu ERP não for feita da maneira adequada. Aqui na DEAK, nossa metodologia de implantação é baseada em técnicas de PMI, reconhecidas mundialmente para o gerenciamento de projetos com a garantia de cumprimento do custo, prazo de entrega e escopo previstos. E esse compromisso é firmado com os nossos clientes, porque o nosso processo segue etapas e direcionamentos fundamentais para o sucesso da implantação. E é isso que você irá conhecer agora:
ERP, Como implantar um ERP sem erros, principais problemas na implantação de um ERP
Preparando o terreno
Antes de iniciarmos a implantação – o que chamamos de fase de nivelamento –, nossa equipe realiza o mapeamento de todos os processos do cliente, suas políticas comerciais, regras de negócio, infraestrutura, governança de TI, além da disponibilidade de recursos, restrições e outras informações que possam causar algum impacto na implantação.
Feito isso, é hora de instalar a ferramenta, que é um sistema de fácil aprendizagem e que apresenta em sua tela todas as informações que você precisa para solucionar a maioria das dúvidas. Mesmo assim, duas orientações são bastante importantes, especialmente nesse contato inicial com o ERP:
- A normatização de processos, que permitirá aos colaboradores executarem suas funções com agilidade, sem perder tempo pedindo orientações. Assim, os gerentes somente precisarão intervir em casos que estiverem fora do padrão. Coloque todos os seus colaboradores a par de normas e processos, documentando-os por escrito ou on-line.
- Gerenciamento formal de projetos, que irá preparar os usuários para os ciclos de treinamento de uso do ERP. Já para os gestores, essa ação permite o planejamento de seus investimentos e aquisições. Enquanto para a DEAK, possibilita organizar sua equipe técnica com antecedência, evitando retrabalhos, garantindo o tempo de implantação e a adequação às normas e processos da empresa.
Durante e após o processo de implantação
– Defina um gerente de projeto para a implantação, responsável por seu acompanhamento. Muitas pessoas cuidando de um mesmo assunto é algo que pode gerar ruídos e confusões;
– Procure utilizar uma ferramenta adequada para gerenciamento do projeto na fase de controle de prazos. Aqui na DEAK, utilizamos o Project, da Microsoft. Escolha a mais adequada para a sua empresa;
– Mantenha todos os colaboradores da empresa bem informados e envolvidos no processo de implantação do ERP. Isso faz com que se sintam parte dessa novidade e queiram garantir que tudo dê certo.
Comunicação e treinamentos
Como já mencionamos, a melhor forma de reduzir o estresse de uma mudança como a implantação de uma nova ferramenta de gestão é agir com a maior transparência possível, informando todas as etapas do processo e suas dificuldades.
Para isso, que tal criar um novo canal de comunicação com seus colaboradores, como um jornal interno, uma página na intranet ou uma newsletter periódica abordando a mudança, revelando as expectativas da diretoria e apresentando os benefícios da novidade?
Outro ponto importante é nunca deixar de lado os treinamentos. Elabore palestras e workshops para seus funcionários e torne-os especialistas na ferramenta. Afinal, quando um novo sistema é implantado surge uma nova cultura, novos conceitos e métodos.
Nesta fase é preciso proporcionar aos colaboradores a possibilidade de entender as novas regras e processos de gestão e aprender a trabalhar com as ferramentas no menor tempo possível. E não se esqueça de que os líderes também devem se manter permanentemente atualizados.
Surgiu alguma dúvida?
Nossa equipe está preparada para dar todo o suporte necessário em todas as fases da implantação. Nosso objetivo é que todos usem corretamente o sistema no menor prazo possível e passem a aproveitar de imediato todas as vantagens de usar um ERP. Precisou? É só chamar!
