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A assinatura digital chegou para tornar a rotina mais prática e rápida. Contudo, algumas pessoas ainda desconfiam da segurança dessa forma de assinar contratos e outros documentos oficiais. 

Esse receio gera desperdício de tempo e de dinheiro, exigindo que portadores se desloquem de uma empresa a outra para levar documentos e coletar assinaturas. 

Para tirar dúvidas e mostrar que o procedimento por meio eletrônico torna sua rotina muito mais fácil e ágil, elaboramos este artigo.  

Confira e saiba como usar os mais modernos recursos tecnológicos a favor de seus negócios. 

Afinal, do que se trata a assinatura digital? 

Mais do que uma tendência, a assinatura digital é um recurso que proporciona várias facilidades no dia a dia da empresa. Isso porque ela corresponde à uma assinatura feita de próprio punho. 

O artigo 10 da MP nº 2.200-2, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), garante a validade desse tipo de assinatura. Segundo a MP, há presunção de veracidade jurídica em relação às declarações constantes nos documentos assinados eletronicamente. 

Além disso, a tecnologia utiliza criptografia e relaciona o certificado digital ao documento eletrônico que está recebendo a assinatura. Como resultado, garante a autenticidade e a integridade do texto. 

Principais diferenças entre assinatura eletrônica e digital 

Mas, existe diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica? Sim, existe! 

A assinatura digital só pode ser feita por meio de certificado digital – um conjunto de arquivos que servem como identidade virtual para uma pessoa (padrão ICP-Brasil). É esse certificado, emitido pela Autoridade Certificadora, que liga essa pessoa à um código único. Garantindo assim, maior segurança em virtude do uso da criptografia para preservar a identidade do signatário. 

Reforçando ainda mais essa proteção, esse tipo de assinatura oferece: 

  • Autenticidade – somente o autor, com sua chave privada, pode assinar os documentos digitais, atestando que é quem afirma ser; 
  • Integridade – no caso de alteração após a assinatura, o documento é invalidado; 
  • Irretratabilidade – ou seja, após assinar o documento, não pode voltar atrás; 
  • Validade jurídica – na prática, a alteração só ocorre com motivos previstos na lei. 

Já a assinatura eletrônica, não exige que o signatário tenha um certificado digital. A proteção, portanto, vem de outros fatores – como geolocalização e endereço de IP do equipamento usado pelo signatário – que comprovam a sua autenticidade. 

É importante mencionar, que as assinaturas digitais não possuem nenhuma relação com um documento digitalizado. O ato de escanear um documento só transfere o conteúdo do meio físico para o eletrônico, sem garantir a sua autenticação com validade jurídica. 

As vantagens proporcionadas pela assinatura digital 

A assinatura digital é uma forma segura e eficiente de obter o aceite nos diversos documentos usados nos processos internos das empresas. Como contratos, procurações, compra e venda, notificações jurídicas e aquisição de produtos e serviços em geral. 

Os benefícios da assinatura por meios digitais são muitos e podem ser aplicados em empresas dos mais diversos portes e segmentos. Abaixo listamos os principais!

1)
Economia de tempo e dinheiro

O método eletrônico elimina a necessidade de imprimir, assinar fisicamente e escanear novamente os documentos. Ou, ainda, enviar as cópias físicas ao signatário. 

Assim, resulta em uma economia significativa de tempo e dinheiro, já que os documentos podem ser assinados de forma eletrônica. E remotamente, o que facilita a realização de negócios à distância.

2)
Assinatura digital oferece segurança e privacidade 

Assinar documentos por meio eletrônico é uma forma segura de autenticar a identidade do signatário. Isso ocorre porque a assinatura digital é criptografada e vinculada a uma identidade digital exclusiva. 

Havendo alterações no documento, a assinatura deixa de ser válida, garantindo o princípio de inalterabilidade.

3)
Maior organização dos documentos

Um conteúdo digital pode ser armazenado em um provedor de nuvem. Assim, não é preciso imprimir e manter cópias físicas, garantindo maior organização e sustentabilidade. Bem como economizando espaço no ambiente de trabalho. 

ERP DEAK e a segurança digital 

A assinatura digital, como se viu, é um recurso tecnológico capaz de dar muito mais segurança a seus documentos, garantindo a autenticidade do acordo entre as partes de contratos, por exemplo, além de sua inviolabilidade.  

Ou seja, uso de soluções tecnológicas pode trazer inúmeras vantagens para seus negócios. Assim como a assinatura por meio digital de documentos, o ERP DEAK dispõe de soluções digitais capazes de garantir mais segurança a suas operações.  

É o caso dos controles de alçada e aprovação do ERP. Através deles, podem ser implementados processos de monitoramento das operações através de sistemas de aprovação eletrônica de pedidos de compra e venda, entre outras atividades. Assim, garante-se a segurança, ao mesmo tempo em que desburocratiza as operações, otimizando o tempo das equipes, que podem focar em atividades mais estratégicas.  

Além das vantagens oferecidas pelo controle de alçada, o ERP DEAK automatiza processos e proporciona inúmeras funcionalidades. 

Entre elas, maior controle e visão geral da operação de seus negócios, maior praticidade e rapidez nos processos e excelência no atendimento ao cliente. 

Integrando todos os setores, ele também permite uma comunicação eficiente e acesso a dados atualizados em tempo real. 

Aumente a qualidade de seus serviços e produtos contando com uma ferramenta de gestão inovadora e completa. 

Converse com nossos especialistas e descubra como o ERP DEAK vai tornar seus negócios mais competitivos: 

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