Crises econômicas podem ter um impacto significativo na lucratividade das empresas. A diminuição das vendas e o aumento da inadimplência são indicações de que está na hora de tomar atitudes para melhorar a rentabilidade do negócio e mantê-lo competitivo no mercado. Podemos afirmar que a redução de custos significa otimizar os recursos da empresa e eliminar desperdícios sem que haja impacto na qualidade do produto ou do serviço prestado.
Essa não é tarefa fácil, envolve uma mudança de cultura, o aperfeiçoamento de processos e o engajamento de toda equipe.
Selecionamos 9 ações que vão ajudá-lo na redução de custos:
- Faça uma análise meticulosa de todos os processos da empresa:
- Com o mapeamento dos processos, é possível obter uma visão abrangente da organização e detectar gargalos (onde ocorrem erros operacionais, desperdícios, falhas de comunicação etc). Em alguns casos, a melhoria virá da implantação de um sistema, em outros, virá com o reajuste do fluxo de atividades ou de elaboração de documentos que padronizam a nova forma de trabalho.
- Separe os setores por centro de custo e avalie quanto cada um deles representa para o total das despesas. A partir daí é possível revisar e priorizar os gastos.
- Faça um planejamento financeiro:
- Analise as receitas, os custos e despesas para poder identificar o melhor momento para investir em novos projetos e traçar estratégias a médio e longo prazos.
- Estabeleça e siga à risca uma previsão orçamentária para cada setor. É preciso definir quais áreas podem realizar investimentos. Cada empresa deve avaliar sua realidade e definir as prioridades.
- Reveja e negocie os contratos com os fornecedores
- Avalie a possibilidade de renegociação dos valores dos contratos, prazos de pagamento, ou no caso de rescisão, não esqueça de conferir as multas e penalidades.
- Pesquise novos produtos e serviços de menor custo, mas sempre levando em conta a qualidade do produto final.
- Compare os custos de fornecedores de telefonia, internet, material de limpeza etc.
- Reveja os reembolsos de colaboradores por conta de viagens, corridas de táxi, alimentação etc.
- Utilize a tecnologia
- Um bom sistema ERP otimiza o trabalho da equipe, centraliza e organiza as informações.
- Utilize arquivos digitais ao invés da impressão em papel, isso reduz o custo com papel, tinta e depreciação do equipamento.
- Com o armazenamento dos dados em nuvem, sua empresa não precisa investir em equipamentos caros e que demandam manutenções e atualizações.
- Faça reuniões online para reduzir custo com deslocamento.
- Gerencie o estoque
- Erros no gerenciamento do estoque pode significar dinheiro parado em forma de produto, excesso ou falta matéria-prima comprada, fabricação em excesso ou com atraso.
- Gerencie o estoque para saber o giro dos produtos, qual é o estoque mínimo, máximo e ponto de ressuprimento para o tempo da crise. Esse processo torna-se mais fácil com o uso de um ERP.
- Analise possibilidade de demissão, contratação ou terceirização
- Todas as opções geram custos, pois envolvem gastos trabalhistas e investimentos em adaptações e treinamentos. Por isso, para ter redução de custos com funcionários, é preciso levantar o impacto de cada decisão e qual é a mais vantajosa a longo prazo.
- Geralmente, em períodos de crise econômica, o governo define medidas provisórias para auxiliar os empregadores e os empregados, esteja sempre atento.
- Renegocie dívidas e tarifas bancárias
- Verifique com o seu gerente de conta uma forma de reduzir custos com as tarifas bancárias, já que as movimentações financeiras podem diminuir nesse período.
- Em caso de dívidas, renegocie valores, taxas e prazos.
- Economize água e energia
- Muitas vezes não nos damos conta do peso que essas despesas têm no caixa da empresa.
- Verifique o estado dos encanamentos, das torneiras e válvulas, confira possíveis vazamentos, não deixe lâmpadas acesas e aparelhos de ar condicionado ligados sem necessidade. Aparelhos mais novos gastam muito menos energia e podem gerar economia a longo prazo, vale a pena avaliar a troca.
- Pequenas atitudes de economias podem auxiliar na redução de custos, além de colaborar com o meio ambiente.
- E o mais importante: envolva a equipe
- Nada do que foi mencionado acima vai funcionar sem o engajamento de toda a empresa.
- As equipes são a força motriz dentro de uma organização, por isso, é preciso desenvolver o engajamento para alcançar os resultados esperados.
- Explique as novas decisões e como o trabalho será feito a partir daquele momento. Reforce a necessidade de atenção para evitar retrabalho e desperdícios.
- Mantenha seus colaboradores bem informados com uma comunicação eficiente.
- Aproveite a tecnologia: crie redes sociais corporativas, invista em comunicados online e mantenha esses canais sempre abertos.
Ademais, redução de custos vai muito além do que apenas cortar gastos para evitar saídas financeiras e ter mais dinheiro em caixa, é também fazer melhor uso dos recursos já existentes na empresa.
