Sem uma boa gestão financeira, torna-se impossível projetar retornos para investimentos e prever o futuro da empresa. Um negócio mal organizado financeiramente acaba se tornando pouco competitivo.
Procedimentos para o reembolso de colaboradores por conta de viagens, corridas de táxi, alimentação fora de horário de trabalho e tantas outras situações, necessitam de uma política bem estruturada para garantir a viabilidade dos serviços prestados e poder planejar ações e orçamentos realistas. Embora esses reembolsos sejam algo corriqueiro, é preciso avaliar se os processos estão sendo executados de forma inteligente e sem margem para erros e prejuízos.
Isso porque as empresas correm o risco de perder altas quantias por conta de desvios ou fraudes praticados pelos próprios funcionários. Golpes que poderiam ser evitados com uma política de reembolso mais bem estruturada.
Ao garantir que essa política, de fato, funciona e transmitir aos colaboradores a confiança de que o valor por eles gasto será precisamente reembolsado, a companhia estabelece uma relação de confiança junto a seus profissionais, o que pode impactar inclusive na produtividade das pessoas e no relacionamento entre elas. E, claro, para a própria empresa, a política de reembolso apoia tanto a prestação de contas quanto a redução de custos desnecessários.
Quer entender como aplicar um política de reembolso eficaz? A gente te conta agora.
Em primeiro lugar: avalie o que é necessário
Sabemos que as viagens e os deslocamentos para reuniões são fatores que geram um forte impacto nas finanças das empresas, já que devem ser obrigatoriamente reembolsados para que se evite problemas contábeis e jurídicos. Estão inclusos nessa prestação de contas os gastos do funcionário com hospedagem, refeições, locação de carros, pedágios e combustível, estacionamentos no período da viagem, entre outros custos do gênero.
Portanto, a primeira avaliação a se fazer é o quanto esses deslocamentos se fazem realmente necessários e o que pode ser evitado. Uma atitude sustentável para o negócio e que impacta também na produtividade do colaborador, que muitas vezes pode ficar sobrecarregado devido a tantas viagens ou reuniões externas.
Será que videoconferências não resolveriam a questão? Os custos com táxi e afins poderiam ser reduzidos agendando-se as reuniões em horários em que vários passageiros possam dividir o mesmo carro, ou a empresa pode adotar o uso de aplicativos. São atitudes simples, mas que, no final das contas, reduzem – e muito – as despesas da empresa.
Conscientize seus colaboradores
Sabemos que algumas empresas possuem políticas mais flexíveis no que diz respeito a reembolsos, ressarcindo gastos com jantares em períodos pós-expediente e também transporte fora desse horário. No entanto, é importante que o funcionário tenha a plena consciência de que estar no escritório além da hora pode ser prejudicial tanto para a sua qualidade de vida quanto para a empresa.
Claro que, aqui, devemos considerar todas as exceções do dia a dia, mas a verdade é que esses custos podem ser otimizados. No caso de haver real necessidade de ressarcimento, defina um fluxo simples e bem estruturado para que o colaborador possa solicitar seus reembolsos, determinando o período máximo para envio dos pedidos, os documentos necessários e a forma de pagamento adotada pela empresa.
De quando em quando, reforce, junto a suas equipes, a importância de seguir essas regras para que os procedimentos se tornem sempre mais simples e para que eles mesmos não se sintam prejudicados pelas regras impostas. Mostre a eles os benefícios do processo e o quanto o seu cumprimento agiliza os pagamentos a todos.
Algumas sugestões para estruturar um plano de reembolso
1- Determine quem poderá solicitar e receber reembolsos de acordo com a política da empresa.
2- Defina quais despesas são reembolsáveis e quais valores serão reembolsados. Em primeiro lugar consulte as regulamentações legais do regime de contratação (CLT ou MEI) e as convenções coletivas.
3- Defina o prazo para a solicitação de reembolso a partir da data da despesa e qual o prazo para a empresa efetuar esse reembolso.
4- Defina o procedimento para solicitar o reembolso.
5- Defina como a empresa fará a avaliação e controlará os reembolsos.
Aqui é importante que haja a integração entre o processo de prestação de contas e a avaliação para evitar atrasos e falhas no processo geral. Deve-se, portanto, definir quem será responsável por avaliar as solicitações e quais os critérios a serem considerados na avaliação. É importante destacar, que é mais seguro fazer o pagamento dos reembolsos separados do pagamento dos salários, para evitar dores de cabeça com fiscalizações da Receita.
6- Estabeleça as regras para adiantamento.
Algumas empresas permitem que os funcionários solicitem adiantamento para despesas com viagens corporativas.
Neste caso, determine qual será o teto de valor de adiantamento que pode ser concedido e como solicitá-lo.
7- Não esqueça também de definir processos para casos não previstos.
Como será esse processo de avaliação? Quais critérios devem ser utilizados para autorizar ou não um reembolsos não previsto na política?
8 – Estruture um documento com as diretrizes da política de reembolso
Não adianta realizar todo esse processo e guardar as informações de maneira desorganizada. Estruture um documento com as regras, os direitos e os procedimentos.
9 – Comunique sobre a política de reembolsos
Disponibilize o documento em canais que todos os envolvidos tenham acesso. Assim, a empresa passa uma mensagem clara para todos os colaboradores de que preza pela transparência nesse processo.
10 – Analise e implante melhorias no processo de reembolso
A política de reembolso de despesas não deve ser feita uma vez só e durar para sempre. Estabeleça uma data de vigência para o documento e revise sempre que necessário.
Tenha a tecnologia a seu favor
Já pensou em automatizar aqueles processos burocráticos e manuais?
Um bom sistema de gestão proporciona uma visão completa das atividades das equipes, monitorando o seu desempenho, tempo de atendimento, insumos utilizados e outras despesas relacionadas à execução.
O controle automático dessas atividades evita erros e fraudes e traz mais produtividade para o funcionário pois elimina o tempo gasto preenchendo relatórios descritivos e planilhas.
Esse tipo de ferramenta de apoio também é capaz de gerar um panorama sobre como andam os seus gastos com reembolso, quais as regiões onde eles estão mais altos, quais áreas têm gerado maior demanda, se há um projeto necessitando com mais frequência desse recurso, etc. Buscando a solução ideal, você otimiza o dia a dia da área financeira, evita as fraudes e ainda gera uma economia significativa para o negócio.
Invista em soluções que o apoiem nesse processo, tornando-o mais ágil, preciso e até mesmo econômico.
