“Aquela reunião de uma hora que poderia ter sido um e-mail”. Sim, clichês não mentem: desperdiçamos muito de nosso tempo e energia em processos mal pensados, engessados, burocráticos. Só para se ter ideia, pesquisas mostram que executivos desperdiçam 70% de seu tempo em atividades de reporte e reuniões improdutivas. Ou seja, sobra apenas 30% para o gerenciamento de equipes e outras atividades que realmente importam para aumentar a produtividade da empresa.
Infelizmente, aqui no Brasil, somos conhecidos pela falta de produtividade, como falamos na semana passada. E muito por causa da burocracia, que nos cerca tanto na esfera pública – com todas as dificuldades que enfrentamos para abrir e gerir uma empresa dentro das regras tributárias – quanto em nossos próprios ambientes, criando processos desnecessários, exagerando nas hierarquias, definindo formalidades excessivas e, consequentemente, caminhando para deixar as equipes desmotivadas e, e os clientes, frustrados.
Tá, mas todos esses pontos negativos servem para que possamos olhar para a maneira como atuamos e buscarmos soluções para desburocratizar o dia a dia, conquistar maiores ganhos em eficiência e produtividade e, claro, gerar mais lucro e motivação. Certamente, sua empresa não estará sozinha nessa busca.
A burocracia pode nascer de boas intenções
Muitas vezes, na tentativa de solucionar questões práticas na rotina de trabalho, regras até que bem intencionadas acabam sendo criadas. Só que, no final das contas, tais diretrizes vão se tornando um penoso processo burocrático.
É o caso da aplicação de “técnicas de gestão” apoiadas em estruturas, processos e métricas, sem a flexibilidade de se fugir desses direcionadores. E, quando isso acontece, a organização acaba por sofrer com inúmeras restrições internas, em vez de ir de encontro a soluções.
Resumindo? Regras demais afetam o poder de ação das pessoas, as tomadas de decisão, a cooperação entre as equipes e, no fim do dia, a entrega realizada para o cliente.
Uma das saídas aplicadas atualmente para reduzir os processos burocráticos e, inclusive, estimular o corte de custos é o outsourcing de processos internos (back-office), com o objetivo de aumentar a eficiência de processos. Essa é uma prática muito comum em áreas como a contábil, a financeira, a fiscal e a de folha de pagamento.
Experiências mostram que a economia logo na fase inicial de implantação do outsourcing é de até 25%, com ganhos também em eficiência operacional. Isso porque um departamento contábil ou fiscal internos possuem alto custo de manutenção e requerem mão de obra superqualificada. Portanto, essa terceirização, com o apoio de softwares de gestão realmente eficientes, tem sido uma aliada da produtividade e do corte de burocracias, liberando profissionais para atuarem em áreas que realmente dominam.
Um ERP nas mãos e boas ideias na cabeça: eliminando a burocracia
O primeiro passo para desburocratizar seus processos pode parecer óbvio, mas é o mais importante: identificar o problema. Perceber o que anda desmotivando os colaboradores e notar que é hora de exercitar o desapego e deixar para trás técnicas de gestão que já não funcionam.
Feito isso, é o momento, então, de resgatar a missão da empresa e ver que é possível focar no que realmente importa de uma forma muito mais objetiva. Perceba se você está atendendo aos desejos dos seus funcionários e clientes, se vive um dia a dia empresarial sustentável e se está gerando, de fato, valor aos acionistas.
Um outro detalhe fundamental é resgatar o papel dos gestores nesse processo de desburocratização. Eles possuem subordinados demais ou de menos? Suas funções estão adequadas? Como anda sua produtividade e o que fazer para reverter processos de acomodação ou mesmo de profissionais sobrecarregados?
Observado tudo isso, chega a hora de notar se você está oferecendo ferramentas adequadas para que os processos fluam de forma mais natural e eficiente. A DEAK possui soluções variadas em ERPs, oferecidas de acordo com o seu perfil de negócios e a necessidade da sua empresa. Seja para serviços, indústria ou distribuição e logística, nós o apoiamos na desburocratização de processos e na retomada da produtividade da sua companhia.
Fora que um ERP bem escolhido e implantado impacta diretamente na forma como seus colaboradores organizam sua rotina e cria um estímulo maior para que realizem muito mais em menos tempo, com mais eficiência. Pense numa equipe de vendas, por exemplo, ou no próprio time que você escolheu para cuidar de suas finanças. Todos se beneficiam.
Sabemos que a desburocratização a favor da produtividade é um processo gradual e que deve ser aplicado a muitas mãos. Mas como já dissemos: você não está sozinho nessa jornada. Conte com a DEAK para encontrar a solução certa para estimular e alavancar a sua produtividade.
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