Contar com um ERP para gestão de XML significa substituir controles manuais, morosos e sujeitos a erros, por um gerenciamento automatizado.
Em outras palavras, a entrada de notas e mercadorias fica mais ágil e prática, garantindo maior segurança e controle para a empresa.
Sem o apoio de uma solução que automatize esse gerenciamento pode haver problemas como extravio de notas fiscais por conta de armazenamento equivocado. Ou, ainda, erro na escrituração dos arquivos e recebimento de notas canceladas sem que o setor contábil tenha ciência do cancelamento.
Quer evitar esses problemas e otimizar o tempo de sua equipe? Então, siga na leitura e descubra o valor da automação e de um bom ERP nesse processo.
Vantagens do gerenciamento de XML automatizado
Não é de hoje que as empresas estão usando recursos tecnológicos em suas operações. Tudo porque a tecnologia acelera e eleva a eficiência operacional, reduz custos e erros, bem como torna a rotina mais prática e ágil.
Um dos motivos para isso é a automação de processos, que elimina tarefas repetitivas executadas manualmente. Assim, pode aproveitar todo o potencial dos colaboradores para atividades mais estratégicas, ajudando-os a se desenvolverem ainda mais e aumentando as chances de manter esses talentos na organização.
O gerenciamento de XML é uma dessas tarefas que são muito melhor executadas com o apoio tecnológico. Caso de um ERP para gestão de XML.
Os arquivos em PDF são apenas uma representação visual das notas fiscais eletrônicas, não sendo válidos para fins de fiscalização. Para ter validade jurídica, esses documentos precisam utilizar uma linguagem de marcação XML.
Com o grande volume de documentos fiscais que as empresas recebem, adotar um ERP para gestão de XML é a forma mais inteligente e segura de controlargerenciar esses documentos.
E também garante a adequação às normas vigentes, que exigem que a empresa receba e arquive todos os arquivos XML das notas fiscais eletrônicas, por cinco anos.
Além disso, um bom ERP para gestão de XML permite guardar e organizar NF-e, CT-e e NFC-e facilitando a consulta de cada um deles. Sempre com rapidez e precisão, já que mantém as notas arquivadas em pastas personalizadas, em uma mesma plataforma.
ERP para gestão de XML – funções do ERP DEAK
O ERP DEAK é um sistema completo para gestão de empresas que conecta os fluxos de informação. Integrando setores e padronizando processos, torna a operação mais fluida e eficiente.
Com dados atualizados em tempo real, torna as decisões mais assertivas e ágeis e também garante maior qualidade no atendimento ao cliente.
Entre seus módulos, ele oferece o de Gestão Tributária e Fiscal, com múltiplas funções, caso da emissão de XML de saída.
Para executar o documento, nossa solução conta com a parceria da Benefix, especializada em integração com sistemas em documentos fiscais eletrônicos. Assim, o usuário do ERP DEAK emite a NF, que vai para o ambiente da empresa parceira, responsável por submeter o XML à Sefaz.
Essa parceria favorece o usuário porque a Benefix faz a atualização da interface e das questões legislativas, garantindo conformidade com as regulamentações em vigor. Tudo isso, sem precisar despender nenhum valor a mais para acessar o serviço.
No entanto, existem duas outras vantagens exclusivas oferecidas pelo nosso ERP para gestão de XML:
Emissão de NF em ambiente de homologação
Trata-se de uma emissão em forma de teste, reproduzindo toda a estrutura normal de um documento emitido. Válido para diversos tipos de NFs, o procedimento permite corrigir eventuais erros antes da emissão final.
Assim, ao invés de cancelar um documento errado, o sistema da Benefix analisa a nota e informa problemas existentes para que sejam corrigidos. Então, após plena certeza de que está tudo correto, ele é transmitido para a Sefaz.
Dessa forma, o ERP para gestão de XML da DEAK, evita cancelamento de notas que, quando em excesso, pode gerar problemas para a empresa junto aos órgãos competentes.
Outro ponto positivo desse modelo, é que ele favorece o treinamento da equipe responsável pela emissão. Basta criar os documentos no ambiente de homologação e, depois, cancelá-los.
Emissão de NF em ambiente de espelho
Outra função exclusiva do ERP DEAK é a emissão de nota fiscal de saída em modo espelho.
No momento de emitir o documento, havendo dúvida se ele está ou não correto, basta acionar o “espelho” para transportar todos os dados para o ambiente homologação. Sem precisar digitar nada.
Na sequência, o sistema Benefix analisa e informa se a nota está correta ou não. Estando com erros, aponta as falhas para ser providenciada a correção.
Um exemplo de dúvida sanada usando as funcionalidades de nosso ERP para gestão de XML é o valor de alíquota de impostos, diferente de estado para estado.
Assim, os recursos proporcionados pelos dois ambientes citados geram maior rapidez e eficiência, evitando o cancelamento de notas fiscais.
Se você gostou das funcionalidades e benefícios proporcionados pelo ERP DEAK para seu gerenciamento XML, fale conosco!
