A gestão de arquivos XML envolve cuidados para garantir que os processos de entrada e saída de mercadorias e produtos sejam efetuados corretamente.
Pensando nisso, e para agilizar a operação, o DEAK Plus desenvolveu uma nova aplicação. Trata-se do “Recebimento de Mercadorias”, disponível no “Módulo de Materiais”.
Útil e intuitiva, ela opera de forma reativa: ao receber o XML, o usuário inicia o processamento e conferência do documento fiscal, bem como das mercadorias recebidas.
Essa novidade do ERP DEAK automatiza o processo de confirmação da entrada dos itens no estoque em duas camadas. Primeiro, o DEAK Plus faz uma varredura periódica, em busca de documentos fiscais emitidos contra o usuário, na Benefix – especialista em sistemas de gestão de documentos fiscais e nossa parceira.
Na sequência, vincula a nota/conhecimento ao pedido de compra pendente no sistema, eliminando o trabalho manual.
Para mostrar, de forma prática, como fazer a gestão de arquivos XML com a nova aplicação do ERP DEAK, produzimos este artigo. Leia até o fim e tire suas dúvidas!
DEAK Plus simplifica a gestão de arquivos XML
A nova aplicação oferecida pelo DEAK Plus foi desenvolvida para dar tratamento a documentos eletrônicos diversos: a NF-e, CT-e, assim como notas de importação.
Com ela, os usuários vão resolver um dos principais desafios relacionados ao recebimento de mercadorias, responsável por deixar o processo lento e pouco prático. Nos referimos à vinculação item a item dos produtos constantes nos documentos fiscais recebidos de terceiros com aqueles constantes no cadastro do ERP.
Eis uma grande notícia, já que essa tarefa é imprescindível para a gestão de arquivos XML ser mais eficiente. Contudo, para usufruir da aplicação é necessário realizar as configurações iniciais que permitirão iniciar a manipulação do XML por meio da função do DEAK Plus.
Essa parametrização pode ser feita na totalidade ou de acordo com os tipos de arquivo XML que estiverem sendo trabalhados no momento – acompanhe!
NF-e
Para esse documento, é necessário definir parâmetros usados na emissão da NF de entrada, sempre que receber uma nota fiscal de terceiros. São eles: condição de pagamento, série da NF a ser gerada, forma de pagamento e transportadora.
Se houver correspondência entre os produtos da nota de entrada e o que consta no banco de dados do ERP DEAK, ela será emitida automaticamente, sem intervenção humana, agilizando o processo e a gestão de arquivos XML.
Outro ponto essencial para a parametrização é decidir se haverá emissão do documento mesmo em caso de divergência (tributária ou financeira). Se a decisão da empresa for positiva, a NF seguirá para tratamento.
CT-e
Já para Conhecimento de Transporte Eletrônico, os parâmetros a serem informados são: condição de pagamento, série da Nota Fiscal a ser gerada, natureza da operação, código do produto (cadastrado para essa finalidade específica) e o código do fabricante do produto.
XML
Aqui, o DEAK Plus vai exigir que sejam definidos os diretórios para armazenamento dos arquivos, conforme segue:
- Diretório de entrada: aqui os arquivos processados serão salvos;
- Diretório de erros: onde ficarão aguardando o tratamento necessário;
- Diretório de arquivos processados: local de armazenamento dos arquivos processados corretamente.
Tendo esses diretórios definidos, periodicamente o ERP faz uma varredura e toma a devida providência em relação à cada documento, tornando a gestão de arquivos XML mais assertiva.
Operacionalizando a gestão de arquivos XML
Após a parametrização inicial que dará condições de trabalhar com a aplicação, é momento de iniciar a sua operacionalização e facilitar a correspondência dos produtos de notas recebidas com aqueles que se encontram cadastrados no DEAK Plus.
Com a nova aplicação, essa operação é bem simples. Começa pelo download de todas as notas recebidas e tratadas contra o CNPJ de sua empresa, visando efetuar a equivalência entre as informações e os produtos.
Sugerimos que essa primeira carga seja destinada a um diretório diferente do que será usado no dia a dia da operação, evitando poluir sua tela com uma grande quantidade de documentos que já foram trabalhados.
Após baixar todos os documentos fiscais, basta informar o fornecedor desejado, achar a nota e clicar em confirmar para efetuar a equivalência de modo automático.
A partir dessa primeira correspondência, as entradas futuras serão automatizadas, facilitando a gestão de arquivos XML.
Somente produtos novos ou aqueles que passaram por alguma alteração no fornecedor, precisarão de tratamento. Além da possibilidade de alterar, também é possível desativar ou excluir produtos.
Desse modo, a atividade de conferência e recebimento fica bem mais simples, rápida e segura.
Vale destacar que o DEAK Plus permite acessar os motivos que levaram o processamento do item que não foi bem-sucedido, como a alíquota de imposto errada. Assim como conferir eventuais pedidos de compra relacionados ao item com divergência.
Após verificar os dados, é possível selecionar uma das opções:
- “Desvincular”, caso a relação entre o item e o pedido não esteja correta;
- “Confirmar”, para seguir com o processamento do XML, atrelando-o ao pedido de compra selecionado.
Outras funções do DEAK Plus para gerenciar arquivos XML
Nosso sistema para gestão de arquivos XML também disponibiliza a função de excluir o processamento e de realizar nova tentativa de processá-los.
Para isso, devem estar no grid de arquivos processados e sem vínculo com uma NF gerada no ERP.
Outras funções importantes do DEAK Plus são:
- Baixar Arquivo XML da Benefix, informando a chave do documento (XML);
- Visualizar o arquivo para examiná-lo em toda sua estrutura;
- Exportar, escolhendo o diretório adequado para salvar o arquivo;
- Consultar Log do Processamento, gerando um relatório com todas as ações relativas ao arquivo, desde sua carga inicial.
Agora que você conheceu detalhes da nova aplicação do ERP DEAK e descobriu as muitas facilidades que ele oferece para sua gestão de arquivos XML, entre em contato e solicite uma demonstração!
