O controle patrimonial é essencial para empresas que desejam organizar e administrar de forma eficiente todos os seus bens.
Trata-se de um processo minucioso que envolve o gerenciamento de ativos que fazem parte do patrimônio de uma organização. Caso de máquinas, equipamentos, imóveis, veículos e outros recursos essenciais para a operação.
O objetivo desse acompanhamento é garantir que esses itens sejam identificados, avaliados e mantidos em boas condições, evitando perdas financeiras e imprevistos operacionais.
Por tudo isso, sem uma gestão adequada, as empresas correm o risco de enfrentar problemas como depreciação não monitorada, custos ocultos com manutenção e até mesmo extravios. Assim, um controle eficiente envolve a listagem dos bens, valores atualizados e manutenções preventivas.
A seguir, abordaremos como realizar esse controle de maneira eficaz e os benefícios que ele traz para a gestão empresarial.
Importância de realizar o controle patrimonial de forma eficiente
Fazer o controle dos bens patrimoniais é essencial para garantir que a empresa tenha uma visão clara de todos os bens que possui e como eles estão sendo utilizados.
Para isso, é necessário a identificação e registro dos ativos, bem como o acompanhamento de sua depreciação e manutenções necessárias. A falta desse acompanhamento pode resultar em erros contábeis, perdas financeiras e dificuldades para identificar gargalos operacionais.
Para garantir eficiência nesse processo, é indicado rigoroso controle patrimonial, que inclui as seguintes práticas fundamentais:
- Inventário completo: o primeiro passo é listar todos os bens da empresa, com informações detalhadas sobre cada item. Entre elas: data de aquisição, valor e localização, número de série;
- Classificação dos ativos: sugere-se separar os bens por categorias (máquinas, móveis, equipamentos) facilitando o gerenciamento;
- Acompanhamento da depreciação: para evitar surpresas financeiras, o ideal é controlar a desvalorização dos ativos ao longo do tempo;
- Manutenções preventivas: todo ativo exige investimento da organização. Assim, ampliar ao máximo sua vida útil, evitando paradas não programadas, gera economia. Nesse sentido, ter um cronograma de manutenção adequado é essencial;
- Auditorias regulares: revisões periódicas garantem a precisão dos dados e a conformidade, evitando erros contábeis.
Executar todas essas etapas com precisão requer profissionais experientes na execução do controle patrimonial, garantindo todas as vantagens dessa prática à operação.
Quem deve se responsabilizar pelo controle do patrimônio organizacional
Embora outras áreas possam colaborar fornecendo informações, como o setor de operações ou manutenção, é a contabilidade que lidera e centraliza o controle patrimonial.
Cabe à área contábil da empresa organizar, registrar e monitorar todos os bens do patrimônio, assegurando que sejam devidamente identificados, avaliados e acompanhados ao longo do tempo.
Além disso, o setor contábil também atua no cálculo da depreciação dos ativos, importante para evitar perdas financeiras. Assim, contribui para a gestão estratégica, oferecendo dados atualizados e precisos que auxiliam na tomada de decisões. Como o melhor momento para adquirir um ativo ou substituí-lo, por exemplo.
Esse acompanhamento também permite cumprir as exigências legais, já que a legislação brasileira determina que os itens sejam registrados nas demonstrações contábeis da empresa, promovendo transparência e conformidade fiscal.
Ao maximizar o uso estratégico de seus recursos, a empresa otimiza resultados e garante a sustentabilidade do negócio.
ERP DEAK facilita a rotina do setor contábil
Embora o controle patrimonial exija ações específicas, a rotina contábil pode ser otimizada com o suporte de um sistema ERP robusto, como o ERP DEAK.
Com seu módulo de Controladoria, as empresas têm à disposição ferramentas que simplificam tarefas contábeis, permitindo que a equipe foque em atividades estratégicas, como o controle patrimonial.
Entre as principais funcionalidades do ERP DEAK para o setor contábil estão:
- Integração contábil e fiscal: automatização de lançamentos e emissão de relatórios financeiros;
- Gestão de custos: acompanhamento detalhado dos gastos e margens, auxiliando na tomada de decisões;
- Análises financeiras personalizadas: acesso a dados precisos e customizáveis, essenciais para auditorias e projeções;
- Compliance fiscal: adequação às exigências legais com relatórios padronizados e confiáveis.
Essas funcionalidades economizam tempo e reduzem a margem de erro, permitindo que os profissionais da contabilidade dediquem mais atenção a tarefas estratégicas, como o controle e a análise estratégica dos ativos.
Dessa forma, mesmo não realizando o controle patrimonial diretamente, o ERP DEAK proporciona o suporte necessário para que a gestão seja eficiente e focada em resultados.
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