Existem alguns cuidados na emissão de NF-e que precisam ser conhecidos para garantir que os documentos fiscais sejam devidamente emitidos, evitando o trabalho de correção e, em alguns casos, o pagamento de multas para regularizar a situação.
Acompanhe as dicas de nossos especialistas neste artigo e emita seus documentos corretamente.
Principais cuidados na emissão de NF-e
Existem alguns cuidados essenciais para que o documento fiscal saia corretamente. Veja os principais:
1. Informe corretamente a Natureza da Operação
Neste campo é descrito o tipo de transação comercial realizada entre emissor e destinatário da nota fiscal.
O principal motivo para erro é quando a operação é diferente daquela comumente executada. Por exemplo, quando uma empresa emite continuamente notas de vendas e precisa fazer uma de devolução.
2. Preencha o documento corretamente
Para isso, considere:
- Descrição simples e detalhada dos produtos, incluindo a quantidade e a unidade (metro, quilos, etc.) está entre os cuidados na emissão de NF-e;
- Consultar a tabela da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) e escolher a que melhor se encaixa no produto comercializado;
- Informar os dados de transporte, como: nome e endereço da transportadora, CNPJ, Inscrição Estadual, placa do veículo com licenciamento, quantidades a serem transportadas, espécie dos volumes (caixas e outros recipientes), frete da mercadoria e peso da carga;
- Usar o espaço para informações adicionais no caso de dados sem campo específico.
3. Entre os cuidados na emissão de NF-e, verifique o CST
O Código de Situação Tributária informa se a mercadoria é nacional ou importada, bem como as regras para recolher o ICMS.
Havendo equívoco ao informar o CST, poderá ocorrer erro no recolhimento do Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Serviços.
4. Defina o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP)
Entre os cuidados na emissão de NF-e está a verificação do CFOP, 4 dígitos que identificam se a operação é de entrada ou saída.
Existe um código específico para cada uma delas e é possível encontrá-lo no site da Sefaz do Estado onde funciona a matriz ou as filiais da empresa.
5. Calcule corretamente o ICMS e outros tributos
Além do valor do produto, a base de cálculo do ICMS envolve vários custos, entre eles: frete, despesas acessórias e seguro.
O recolhimento errado ou a falta de pagamento desse e de outros tributos gera multa para a empresa, sendo que o valor é corrigido mensalmente pela taxa Selic.
Se a própria empresa identificar e comunicar o equívoco ao posto fiscal, deverá pagar uma multa de 20% do valor da NF-e. Mas, se a falha for descoberta pela Receita Federal, pode variar de 75 a 150% do valor do documento – fora outras taxas.
Ou seja, o melhor é tomar todos os cuidados na emissão de NF-e para garantir um documento correto a ter que corrigir o erro.
Mas, além do ICMS existem outros tributos que precisam ser apontados e recolhidos com precisão, por isso sugerimos a leitura de artigo que mostra quais são eles.
6. Cuide dos arquivos XML e DANFE
O XML é um arquivo virtual da nota fiscal eletrônica e tem valor jurídico e fiscal, devendo ser arquivado por 5 anos.
Entre os pontos de atenção ao preenchê-lo, informe se a mercadoria será entregue no ponto de venda ou em outro endereço dado pelo cliente. Também indique a nota de compra do produto, sempre que o documento fizer referência a uma NF anterior – caso de devolução, por exemplo.
Quanto ao DANFE, trata-se de uma versão simplificada da nota que acompanha a mercadoria. Mesmo sem valor fiscal, carrega a chave de acesso ao XML. Em caso de erro, pode gerar multas ao caminhão que transporta os itens.
7. Consulte o CCC do cliente
Entre os cuidados na emissão de NF-e, é preciso checar a situação cadastral do cliente para evitar a denegação da nota fiscal.
Havendo algum tipo de problema no Cadastro Centralizado do contribuinte, avise-o para que ele providencie a correção – é interesse dele também!
8. Revise as informações antes de emitir a NF-e
Um dos cuidados na emissão de NF-e é revisar o documento, tanto na hora da emissão como no recebimento.
Essa dica vale mesmo para empresas onde o volume for grande porque evita problemas para empresa e para o destinatário.
9. O mais importante: consulte sempre a sua contabilidade
Para obter as diretrizes para a emissão correta da NF-e, é importante consultar o contador, pois é ele quem está por dentro das operações da sua empresa.
ERP DEAK simplifica a emissão de NF-e em sua empresa
Um dos principais cuidados na emissão de NF-e é estar sempre em dia com a legislação vigente.
Por isso, entre suas muitas funcionalidades, o ERP DEAK antecipa e implementa as novas regras divulgadas pela Nota Técnica do Portal Nacional da NF-e, mantendo o sistema sempre atualizado.
Além disso, facilita a implementação de regras específicas como regimes especiais, o cadastro de alíquotas dos impostos e ainda faz cálculos conforme o perfil tributário do cliente/fornecedor, considerando o estado de origem/destino.
E para ajudar na revisão de seu documento, o ERP DEAK disponibiliza a NF Espelho, uma prévia da nota para ser conferida e evitar erros.
Agora que você conhece os principais cuidados na emissão de NF-e, peça uma demonstração do ERP DEAK e veja como nossa ferramenta ajudará sua gestão fiscal.
