A assinatura digital chegou para tornar a rotina mais prática e rápida. Contudo, algumas pessoas ainda desconfiam da segurança dessa forma de assinar contratos e outros documentos oficiais.
Esse receio gera desperdício de tempo e de dinheiro, exigindo que portadores se desloquem de uma empresa a outra para levar documentos e coletar assinaturas.
Para tirar dúvidas e mostrar que o procedimento por meio eletrônico torna sua rotina muito mais fácil e ágil, elaboramos este artigo.
Confira e saiba como usar os mais modernos recursos tecnológicos a favor de seus negócios.
Afinal, do que se trata a assinatura digital?
Mais do que uma tendência, a assinatura digital é um recurso que proporciona várias facilidades no dia a dia da empresa. Isso porque ela corresponde à uma assinatura feita de próprio punho.
O artigo 10 da MP nº 2.200-2, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), garante a validade desse tipo de assinatura. Segundo a MP, há presunção de veracidade jurídica em relação às declarações constantes nos documentos assinados eletronicamente.
Além disso, a tecnologia utiliza criptografia e relaciona o certificado digital ao documento eletrônico que está recebendo a assinatura. Como resultado, garante a autenticidade e a integridade do texto.
Principais diferenças entre assinatura eletrônica e digital
Mas, existe diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica? Sim, existe!
A assinatura digital só pode ser feita por meio de certificado digital – um conjunto de arquivos que servem como identidade virtual para uma pessoa (padrão ICP-Brasil). É esse certificado, emitido pela Autoridade Certificadora, que liga essa pessoa à um código único. Garantindo assim, maior segurança em virtude do uso da criptografia para preservar a identidade do signatário.
Reforçando ainda mais essa proteção, esse tipo de assinatura oferece:
- Autenticidade – somente o autor, com sua chave privada, pode assinar os documentos digitais, atestando que é quem afirma ser;
- Integridade – no caso de alteração após a assinatura, o documento é invalidado;
- Irretratabilidade – ou seja, após assinar o documento, não pode voltar atrás;
- Validade jurídica – na prática, a alteração só ocorre com motivos previstos na lei.
Já a assinatura eletrônica, não exige que o signatário tenha um certificado digital. A proteção, portanto, vem de outros fatores – como geolocalização e endereço de IP do equipamento usado pelo signatário – que comprovam a sua autenticidade.
É importante mencionar, que as assinaturas digitais não possuem nenhuma relação com um documento digitalizado. O ato de escanear um documento só transfere o conteúdo do meio físico para o eletrônico, sem garantir a sua autenticação com validade jurídica.
As vantagens proporcionadas pela assinatura digital
A assinatura digital é uma forma segura e eficiente de obter o aceite nos diversos documentos usados nos processos internos das empresas. Como contratos, procurações, compra e venda, notificações jurídicas e aquisição de produtos e serviços em geral.
Os benefícios da assinatura por meios digitais são muitos e podem ser aplicados em empresas dos mais diversos portes e segmentos. Abaixo listamos os principais!
1) Economia de tempo e dinheiro
O método eletrônico elimina a necessidade de imprimir, assinar fisicamente e escanear novamente os documentos. Ou, ainda, enviar as cópias físicas ao signatário.
Assim, resulta em uma economia significativa de tempo e dinheiro, já que os documentos podem ser assinados de forma eletrônica. E remotamente, o que facilita a realização de negócios à distância.
2) Assinatura digital oferece segurança e privacidade
Assinar documentos por meio eletrônico é uma forma segura de autenticar a identidade do signatário. Isso ocorre porque a assinatura digital é criptografada e vinculada a uma identidade digital exclusiva.
Havendo alterações no documento, a assinatura deixa de ser válida, garantindo o princípio de inalterabilidade.
3) Maior organização dos documentos
Um conteúdo digital pode ser armazenado em um provedor de nuvem. Assim, não é preciso imprimir e manter cópias físicas, garantindo maior organização e sustentabilidade. Bem como economizando espaço no ambiente de trabalho.
ERP DEAK e a segurança digital
A assinatura digital, como se viu, é um recurso tecnológico capaz de dar muito mais segurança a seus documentos, garantindo a autenticidade do acordo entre as partes de contratos, por exemplo, além de sua inviolabilidade.
Ou seja, uso de soluções tecnológicas pode trazer inúmeras vantagens para seus negócios. Assim como a assinatura por meio digital de documentos, o ERP DEAK dispõe de soluções digitais capazes de garantir mais segurança a suas operações.
É o caso dos controles de alçada e aprovação do ERP. Através deles, podem ser implementados processos de monitoramento das operações através de sistemas de aprovação eletrônica de pedidos de compra e venda, entre outras atividades. Assim, garante-se a segurança, ao mesmo tempo em que desburocratiza as operações, otimizando o tempo das equipes, que podem focar em atividades mais estratégicas.
Além das vantagens oferecidas pelo controle de alçada, o ERP DEAK automatiza processos e proporciona inúmeras funcionalidades.
Entre elas, maior controle e visão geral da operação de seus negócios, maior praticidade e rapidez nos processos e excelência no atendimento ao cliente.
Integrando todos os setores, ele também permite uma comunicação eficiente e acesso a dados atualizados em tempo real.
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