A gestão de compras impacta diretamente na saúde financeira de qualquer negócio, afinal, não adianta a empresa receber e gastar desproporcionalmente. Aprimore a Gestão de Compras com a Strategic Sourcing.
Desse modo, vale a pena investir em uma estratégia que otimize o processo de aquisição de produtos a fim de reduzir custos.
Uma das estratégias que vem sendo muito difundida entre os profissionais de compras é a chamada Strategic Sourcing.
Trata-se de um método criado para analisar o custo total de aquisição de produtos/serviços por meio do mapeamento e da análise das especificações dos materiais, níveis de serviço e dos fornecedores.
Você vai entender o conceito dessa estratégia e como aplicá-la na gestão de compras de sua empresa neste artigo. Boa leitura!
Conheça o conceito Strategic Sourcing
Strategic Sourcing é um modelo voltado à eficiência da gestão de compras, já que propõe adquirir produtos de forma mais inteligente e estratégica.
Esse método, também conhecido como matriz estratégica de abastecimento, acontece a partir da análise detalhada de todos os gastos que envolvem o processo de compras, desde o armazenamento até a entrega ao consumidor final.
Ou seja, o custo de comprar um produto não é apenas o da mercadoria. Ele envolve, por exemplo, o valor do frete, o aluguel de um local para armazenar esses produtos, o salário do estoquista etc. Tudo isso é considerado na Strategic Sourcing.
Adotar a matriz energética de abastecimento permite, entre outras vantagens:
- Melhorar o nível de negociação com fornecedores e maximização da capacidade de aquisição da empresa;
- Evolução na performance operacional de todas as etapas da cadeia produtiva da organização;
- Aprimorar a relação custo-benefício de cada aquisição, com aprimoramento de todos os custos internos relativos à compra;
- A adequação de custos externos que interferem nos produtos/serviços, etc.
Essa estratégia permite, portanto, uma visão total da aquisição, visando maior assertividade no orçamento, bem como redução gradativa de custos para a empresa!
4 passos para adotar a Strategic Sourcing e evoluir a gestão de compras
Implementar a metodologia de Strategic Sourcing exige, sobretudo, uma boa coleta de informações para tomar as melhores decisões de compra.
Confira abaixo o passo a passo para aplicar o método:
1 – Mapeie produtos e departamentos envolvidos
Nesta etapa, você deve identificar os produtos que precisam ser adquiridos no período e elaborar um planejamento. Identifique:
- Nível de criticidade que representam;
- Prioridades de compras, com base na importância de cada item a ser adquirido;
- Departamentos envolvidos em cada processo de aquisição;
- Dados dos itens a serem adquiridos – aqui vale uma conversa com a área solicitante para definir corretamente as informações dos produtos e evitar erros nas compras.
Estabeleça um fluxo de comunicação eficiente, onde todos os interessados – gestão de compras e solicitantes – tenham visibilidade do processo de aquisição.
2 – Selecione e negocie com os fornecedores
Agora, chegou o momento de fazer uma boa busca para encontrar os melhores fornecedores do mercado. Se você nunca trabalhou com um determinado fornecedor, verifique sua reputação – existem vários canais de consulta e até as redes sociais podem ajudar!
Passe as informações sobre os produtos a serem adquiridos da forma mais detalhada possível. Na sequência, procure a melhor negociação para sua empresa, lembrando que bons negócios devem ser positivos para os dois lados.
Lembre-se de não procurar somente por preço, mas avaliar o custo-benefício. De nada adianta um fornecedor com preços baixos, mas com itens de qualidade inferior ou que não cumpra os prazos de entrega.
Além disso, avalie os custos para além do valor do produto, pensando nos custos indiretos e futuros envolvidos. Por exemplo, uma máquina pode atender às demandas da empresa, mas possui um custo de manutenção mais alto.
Ou seja, qualidade, garantia, condições de pagamento são itens que acabam por colaborar com a redução de custos.
3 – Chegou a hora da gestão de compras fechar o contrato.
Após escolher a melhor proposta, é preciso redigir o contrato, analisá-lo e assinar.
Nesta etapa, entra em cena a chamada Matriz Krajjic, gráfico dividido em:
- Eixo Vertical – nível de importância do item para a empresa;
- Eixo Horizontal – referente ao grau de dificuldade para obter o produto.
O gráfico apresenta, ainda, quatro quadrantes:
- Alavancados (área superior à esquerda): itens de alta importância e menor dificuldade de encontrar.
- Estratégicos (área superior à direita): produtos de alta importância e alta dificuldade de encontrar.
- Não críticos (área inferior à esquerda): produtos de menor importância e menor dificuldade de encontrar.
- Gargalos (área inferior à direita): produtos de menor importância e alta dificuldade de encontrar.
Dessa forma, ao posicionar cada item em seu quadrante, a gestão de compras obtém uma visão estratégica das necessidades da empresa e os respectivos impactos de cada aquisição – ou a falta dela – para os negócios.
Importante: o modelo Strategic Sourcing não finaliza nesta etapa. Ele propõe a manutenção do relacionamento com os fornecedores, em especial aqueles que têm papel estratégico para a organização, por conta do material fornecido.
4 – Acompanhe o desempenho de seus parceiros comerciais
Por fim, você deve avaliar a performance de seus fornecedores em relação à qualidade dos itens fornecidos, respeito ao que foi combinado na negociação, atendimento pós-venda, etc.
Manter um bom relacionamento com esses parceiros contribui para as negociações futuras serem cada vez mais eficientes.
ERP para Gestão de Compras e de Contratos: muito mais praticidade e eficiência
Ficou evidente que o conceito de Strategic Sourcing pode colaborar muito com sua empresa.
Contudo, esse processo é extenso e complexo sem ter a ferramenta certa. Por isso você vai gostar de conhecer o ERP DEAK e o seu módulo Previsão de Compras, específico para a gestão de compras.
Além de gerenciar o estoque com agilidade e controle, o sistema analisa o histórico de vendas, inclusive de produtos de consumo sazonal, e sugere a quantidade adequada para a próxima compra, evitando desperdício e gastos desnecessários.
E não é só isso. O software também considera:
- Estoque de segurança, estoque mínimo e máximo;
- Lote econômico; frequência de reposição.
- Tempo de compra e de entrega;
- Tempo de reposição e de produção.
Incrível, não é? Com ERP DEAK sua gestão de compras vai ficar bem mais descomplicada. Sem contar que o sistema gerencia todos os contratos com o seu Módulo de Contratos.
Com ele, você cadastra todos os dados, desenvolve fluxos dos processos relativos aos contratos, monitora parcelas, prazos e muito mais!
Trata-se de uma ferramenta completa, feita para facilitar sua gestão de compras e a gestão de empresas no geral.
Esperamos que tenha gostado de conhecer o Strategic Sourcing, estratégia muito importante para otimizar processos operacionais e gerar melhores resultados à sua empresa.
Em nosso Blog você encontra outras informações relevantes para seus negócios. Para começar, sugerimos a leitura de:
ERP para gestão empresarial: 7 dicas para escolher fornecedor
